Come redigere un verbale di Mediazione efficace e tutelante: guida per professionisti
Il verbale di mediazione è un documento cruciale che cristallizza l’esito del procedimento e ha potenziali effetti giuridici rilevanti. Redigerlo in modo accurato e tutelante è una responsabilità condivisa tra il mediatore e le parti (spesso assistite dai rispettivi legali). Questo articolo fornisce indicazioni operative e giuridiche per garantire che il verbale sia chiaro, efficace e conforme alle normative vigenti.
Funzione del verbale di Mediazione
Il verbale rappresenta la documentazione ufficiale dell’attività svolta durante la procedura di mediazione. Ha diverse funzioni:
– Attestare la presenza delle parti e l’eventuale raggiungimento di un accordo.
– Formalizzare le dichiarazioni rilevanti rese dalle parti.
– Consentire l’esecutività dell’accordo, se richiesto.
Struttura del verbale: contenuti essenziali
Un verbale completo e tutelante deve contenere:
1. Intestazione:
– Dati dell’organismo di mediazione.
– Numero di protocollo o riferimento al registro interno.
– Data, orario e luogo dell’incontro.
2. Presenze:
– Elenco completo delle parti presenti, con eventuali deleghe.
– Dati degli avvocati e dei consulenti.
– Nome del mediatore designato.
3. Oggetto della Mediazione:
– Breve descrizione della controversia (senza entrare nel merito).
4. Svolgimento della procedura:
– Riepilogo sintetico delle fasi dell’incontro: apertura, dichiarazioni, eventuale proposta del mediatore, negoziazione.
– Specificazione se vi siano stati incontri separati.
5. Esito della Mediazione:
– Mancato accordo, rinvio o raggiungimento dell’accordo.
– Se c’è accordo: allegare il testo come parte integrante del verbale.
6. Richiesta di esecutività:
– Se l’accordo è soggetto a omologazione, dichiarare che le parti ne richiedono l’efficacia esecutiva ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs. 28/2010.
7. Dichiarazioni di riservatezza:
– Conferma che quanto detto in mediazione è coperto da riservatezza.
8. Firme:
– Firme di tutte le parti presenti, dei legali e del mediatore.
Focus sull’accordo allegato
L’accordo allegato al verbale, se presente, deve essere:
– Chiaro e privo di ambiguità.
– Articolato in clausole operative, con obblighi precisi (pagamento, trasferimenti, comportamenti da tenere).
– Verificato dai legali delle parti, soprattutto in presenza di effetti traslativi, fiscali o societari.
– Firmato separatamente da tutte le parti, con riferimento diretto nel corpo del verbale.
Buone prassi redazionali
1. Evitare formule vaghe: termini come “si è parlato” o “si è discusso” non hanno valore giuridico.
2. Usare un linguaggio neutro e tecnico, senza riportare opinioni o valutazioni.
3. Attestare ciò che è certo e documentabile, evitando ricostruzioni personali.
4. Conservare ordine cronologico: facilita la lettura e la tracciabilità dell’iter.
5. Utilizzare modelli standard dell’organismo, personalizzandoli solo se necessario.
Aspetti Legali: L’Art. 12 del D.Lgs. 28/2010
Se le parti intendono attribuire efficacia esecutiva all’accordo, è necessario:
– Che siano assistite da avvocati.
– Che venga richiesto esplicitamente nel verbale.
– Che l’accordo non sia contrario all’ordine pubblico o norme imperative.
Errori da evitare
– Mancanza di identificazione completa delle parti.
– Omissione delle presenze o delle firme.
– Descrizione imprecisa dell’accordo raggiunto.
– Assenza della clausola sulla riservatezza.
– Incertezza sull’autorità del delegato (serve delega scritta con poteri).
Modello sintetico di verbale di Mediazione (schema base)
> Organismo di Mediazione XYZ – Registro n. 2025/0038
> Verbale di Mediazione – Incontro del 10 marzo 2025
>
> In data odierna, presso la sede di […], si è tenuto l’incontro di mediazione tra:
> – Sig. Mario Rossi, rappresentato dall’avv. Lucia Bianchi;
> – Ditta Alfa S.r.l., rappresentata dall’amministratore Sig. Marco Verdi, assistito dall’avv. Paolo Neri.
>
> È presente il mediatore designato, dott. Andrea Galli.
>
> Oggetto della mediazione: controversia in materia di inadempimento contrattuale.
>
> Le parti sono state informate delle modalità del procedimento, che si è svolto in seduta congiunta e in sessioni riservate. Al termine delle trattative, le parti hanno raggiunto un accordo, allegato al presente verbale, che ne costituisce parte integrante.
>
> Le parti, assistite dai propri legali, dichiarano di voler conferire all’accordo efficacia esecutiva ai sensi dell’art. 12 D.Lgs. 28/2010.
>
> Il mediatore ricorda l’obbligo di riservatezza delle dichiarazioni rese nel corso dell’incontro.
>
> Letto, confermato e sottoscritto.
>
> Firma del mediatore | Firma delle parti | Firma degli avvocati
Conclusione
Il verbale di mediazione non è un semplice documento amministrativo, ma un atto formale che può avere valore legale ed effetti concreti. Redigerlo con rigore, precisione e attenzione ai dettagli significa tutelare le parti, rispettare il ruolo del mediatore e valorizzare l’efficacia dell’intero procedimento di mediazione. Per i professionisti del settore, la capacità di contribuire a un verbale efficace è parte integrante della qualità del servizio offerto.
