Dal primo incontro alla mediazione effettiva: quando la condizione di procedibilità può dirsi assolta?

1. Il problema: un confine apparentemente sottile

Nella disciplina della mediazione civile e commerciale il primo incontro svolge una funzione ambivalente. Da un lato costituisce il momento nel quale il mediatore illustra alle parti la funzione e le modalità della procedura; dall’altro rappresenta il passaggio processualmente rilevante ai fini della condizione di procedibilità.

La questione è stabilire se, dopo l’informativa iniziale, le parti debbano necessariamente confrontarsi sul merito della controversia e compiere un tentativo concreto di conciliazione oppure se sia sufficiente la comparizione al primo incontro, seguita dalla dichiarazione di non voler proseguire.

Il dubbio nasce dal rapporto tra due esigenze contrapposte: evitare che la mediazione si riduca a un adempimento burocratico e, al contempo, non trasformare una condizione di procedibilità in un ostacolo sproporzionato all’accesso alla giurisdizione.

2. Il quadro normativo vigente

L’art. 5, comma 4, del d.lgs. n. 28/2010 stabilisce che, quando la mediazione è condizione di procedibilità, tale condizione «si considera avverata se il primo incontro dinanzi al mediatore si conclude senza l’accordo di conciliazione».

La disposizione deve essere letta insieme all’art. 8, comma 6, secondo cui, al primo incontro, il mediatore espone la funzione e le modalità della mediazione e si adopera affinché le parti raggiungano un accordo. La stessa norma impone alle parti e agli avvocati di cooperare in buona fede e lealmente per realizzare un effettivo confronto sulle questioni controverse. Del primo incontro deve essere redatto verbale sottoscritto dai partecipanti.

La disciplina, dunque, non considera sufficiente il deposito della domanda o la mera fissazione dell’incontro. Il procedimento deve giungere almeno al primo incontro davanti al mediatore, con la partecipazione della parte onerata dell’attivazione della procedura o di un rappresentante munito dei necessari poteri sostanziali. Il testo vigente dell’art. 5 del d.lgs. n. 28/2010 e dell’art. 8 del d.lgs. n. 28/2010 conduce quindi a distinguere l’avvio formale della procedura dalla sua effettiva celebrazione.

3. La partecipazione non può essere sostituita dal solo deposito dell’istanza

Il primo dato fermo è che la presentazione della domanda di mediazione non esaurisce l’obbligo processuale. La parte che intende agire in giudizio deve comparire al primo incontro, personalmente oppure tramite un rappresentante sostanziale.

Per le persone fisiche, la sostituzione è possibile in presenza di giustificati motivi, purché il rappresentante sia a conoscenza dei fatti e disponga dei poteri necessari per la composizione della controversia. Per le persone giuridiche è fisiologica la partecipazione mediante un rappresentante o delegato, ma anche in questo caso occorrono conoscenza dei fatti e poteri effettivi di definizione della lite.

La procura alle liti, in quanto tale, non attribuisce necessariamente il potere di disporre dei diritti controversi. La delega per la partecipazione all’incontro deve inoltre rispettare i requisiti formali oggi previsti dall’art. 8, comma 4-bis: sottoscrizione del delegante, indicazione degli estremi del documento di identità e consegna della delega, insieme alla copia del documento del delegato, per l’acquisizione agli atti della procedura.

La presenza del solo difensore privo di poteri sostanziali espone quindi la parte al rischio che il primo incontro sia considerato non validamente celebrato. La Cassazione civile, ordinanza n. 9608 del 2026 ha ribadito che la condizione di procedibilità è collegata all’effettivo esperimento della procedura e che la comparizione del solo difensore, privo di rappresentanza sostanziale, non è sufficiente.

4. Dopo l’informativa, è necessaria una mediazione sostanziale?

La risposta prevalente della giurisprudenza di legittimità è negativa, se con l’espressione “mediazione effettiva” si intende imporre alle parti un confronto negoziale obbligatorio sul merito prima di poter adire il giudice.

La Cassazione civile, ordinanza n. 20170 del 2025 ha affermato che, una volta comparsa al primo incontro e ricevute le informazioni del mediatore, la parte può manifestare il proprio disinteresse a proseguire. Non è quindi necessario che le parti discutano effettivamente per raggiungere una soluzione e solo successivamente verbalizzino l’insuccesso.

Nella medesima direzione si è posta la Cassazione civile, ordinanza n. 31209 del 2024, secondo cui l’onere di dar corso alla mediazione può ritenersi adempiuto con l’avvio della procedura e la comparizione al primo incontro. Il procedimento può arrestarsi immediatamente dopo l’informativa, se una parte dichiara di non voler proseguire o se l’altra non compare.

L’argomento decisivo è sistematico: la condizione di procedibilità non può essere interpretata in modo da rendere eccessivamente complesso o dilazionato l’accesso alla tutela giurisdizionale. La mediazione deve essere resa concretamente possibile, ma non può trasformarsi in una fase negoziale coattiva.

5. Il significato dell’“effettivo confronto”

L’espressione utilizzata dall’art. 8, comma 6, non è priva di rilievo. Essa impone un comportamento leale e collaborativo e impedisce che la parte si limiti a una comparizione puramente apparente, sottraendosi a qualsiasi interlocuzione con il mediatore.

Tuttavia, l’effettivo confronto non coincide necessariamente con l’obbligo di formulare proposte, avanzare concessioni o discutere fino a quando sia stata esplorata ogni possibilità di accordo. La parte deve essere posta nella condizione di comprendere la funzione della mediazione e di assumere una decisione consapevole sulla prosecuzione. Una volta ricevute le informazioni e manifestata in modo chiaro la volontà di non procedere oltre, il mediatore può verbalizzare l’esito negativo.

Resta diverso il caso in cui il primo incontro non si svolga affatto per l’assenza della parte onerata o del suo rappresentante sostanziale. In tale ipotesi manca il presupposto stesso per l’informativa e per la manifestazione consapevole della volontà di proseguire o meno.

Su questo punto la giurisprudenza di merito non è stata uniforme. La Corte d’appello civile di Firenze, sentenza n. 844 del 2024 ha ritenuto improcedibile la domanda quando la parte attivante non era comparsa e il procedimento non era stato concretamente aperto. Di segno analogo la Corte d’appello civile di Firenze, sentenza n. 1977 del 2025, che ha valorizzato la necessità di una convocazione idonea a consentire la partecipazione al primo incontro.

6. L’assenza dell’altra parte: improcedibilità o sanzioni?

La mancata comparizione della parte convocata deve essere distinta dall’assenza della parte che ha l’onere di attivare la mediazione.

Secondo l’indirizzo più recente della Cassazione, se la parte onerata compare validamente al primo incontro, la mancata partecipazione dell’altra parte non determina, di per sé, l’improcedibilità della domanda. La procedura si è comunque svolta con la presenza del soggetto al quale l’ordinamento imponeva di attivarla; l’assenza dell’altra parte rileva invece sul piano sanzionatorio e probatorio.

L’art. 12-bis del d.lgs. n. 28/2010 consente al giudice di desumere argomenti di prova dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo. Quando la mediazione è condizione di procedibilità, la parte costituita assente può inoltre essere condannata al pagamento di una somma pari al doppio del contributo unificato, oltre alla possibile condanna in favore della controparte nei limiti previsti dalla norma. Il quadro sanzionatorio è quindi autonomo rispetto alla procedibilità, come confermato dalla Cassazione civile, ordinanza n. 9608 del 2026.

7. Una regola operativa per difensori e mediatori

Alla luce del quadro normativo e giurisprudenziale, il verbale del primo incontro dovrebbe documentare con precisione almeno quattro elementi: la regolare convocazione delle parti; la presenza personale o la validità dei poteri del rappresentante; l’avvenuta illustrazione della funzione e delle modalità della mediazione; la dichiarazione delle parti circa la volontà di proseguire o meno.

Una verbalizzazione generica, limitata alla formula “mediazione non esperita” o “parti non disponibili”, può alimentare contestazioni successive. È invece opportuno indicare se la parte onerata era presente, chi ha partecipato per la persona giuridica, quali poteri risultavano dalla delega e se il mediatore ha svolto l’informativa prevista dalla legge.

8. Conclusioni

Il primo incontro non è un adempimento meramente formale, ma neppure una mediazione negoziale obbligatoria nel senso più ampio del termine. Esso richiede la presenza effettiva della parte onerata, personalmente o tramite un rappresentante sostanziale, l’informativa del mediatore e una decisione consapevole sulla prosecuzione.

Se, dopo tali passaggi, la parte dichiara di non voler proseguire, la condizione di procedibilità è normalmente assolta, anche in assenza di una discussione approfondita sul merito. Se invece la parte onerata non compare, oppure compare soltanto un difensore privo dei necessari poteri sostanziali, la procedura non raggiunge il livello minimo richiesto e la domanda può essere dichiarata improcedibile.

La vera linea di demarcazione non passa dunque tra mediazione riuscita e mediazione fallita, ma tra una procedura realmente aperta e una procedura rimasta allo stato di mero deposito dell’istanza.