Il verbale di mancato accordo: contenuti obbligatori e utilizzabilità processuale.

La disciplina del verbale di mancato accordo nella mediazione civile rappresenta uno degli aspetti più delicati e tecnicamente complessi dell’intero istituto, richiedendo un’analisi approfondita dei contenuti obbligatori, delle modalità di redazione e delle implicazioni processuali che ne derivano. Il verbale conclusivo negativo costituisce infatti il documento che certifica formalmente l’insuccesso del tentativo di conciliazione e produce effetti giuridici di particolare rilevanza sia per l’avveramento della condizione di procedibilità sia per la successiva fase processuale.

Il quadro normativo di riferimento

La disciplina del verbale di mancato accordo trova il proprio fondamento normativo nell’articolo 11 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, che stabilisce i principi generali per la conclusione del procedimento di mediazione. La norma prevede che “quando l’accordo non è raggiunto, il mediatore ne dà atto nel verbale e può formulare una proposta di conciliazione da allegare al verbale”.

L’articolo 11, comma 4, stabilisce inoltre che “il verbale conclusivo della mediazione, al quale è allegato l’eventuale accordo, è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore, il quale certifica l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere e, senza indugio, ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo”.

La norma prosegue specificando che “nel verbale il mediatore dà atto della presenza di coloro che hanno partecipato agli incontri e delle parti che, pur regolarmente invitate, sono rimaste assenti”. Questa previsione assume particolare rilevanza per la determinazione degli effetti processuali del mancato accordo e per l’applicazione delle sanzioni previste dalla normativa.

I contenuti obbligatori del verbale di mancato accordo

L’analisi della disciplina normativa e della giurisprudenza consolidata consente di individuare i contenuti obbligatori che devono necessariamente essere presenti nel verbale di mancato accordo per garantirne la validità e l’efficacia processuale. La giurisprudenza ha chiarito che una compiuta verbalizzazione da parte del mediatore si appalesa doverosa e necessaria al fine di consentire al giudice la conoscenza del contenuto della condotta delle parti nello specifico contesto.

Come evidenziato dalla sentenza del Tribunale di Napoli n. 6839/2025, “il mediatore deve trascrivere ogni circostanza identificativa della questione portata alla sua attenzione – quand’anche consistente in dichiarazioni delle parti – utile a consentire al giudice le valutazioni di competenza, altrimenti impossibili, attinenti alla partecipazione o meno delle parti al procedimento di mediazione ed al corretto svolgimento dello stesso, come pure le circostanze che attengono al primo incontro informativo”.

Il primo elemento obbligatorio è rappresentato dall’identificazione delle parti e dei loro rappresentanti. Il verbale deve contenere l’indicazione precisa di tutti i soggetti che hanno partecipato al procedimento, specificando la loro qualità e i poteri di rappresentanza eventualmente conferiti. Questa indicazione assume particolare rilevanza considerando che la giurisprudenza ha chiarito la necessità della comparizione personale delle parti o di rappresentanti muniti di procura speciale sostanziale.

Il secondo elemento essenziale riguarda l’oggetto della controversia. Il verbale deve contenere una descrizione sufficientemente dettagliata della questione sottoposta a mediazione, che consenta di verificare la corrispondenza tra il contenuto del procedimento di mediazione e quello della successiva domanda giudiziale. La giurisprudenza ha infatti stabilito che deve sussistere la necessaria simmetria tra i fatti narrati in sede di mediazione e quelli esposti in sede processuale relativamente a personae, petitum e causa petendi.

Il terzo elemento obbligatorio concerne l’attestazione della regolare convocazione delle parti. Il mediatore deve dare atto nel verbale delle modalità di convocazione utilizzate e dell’avvenuta comunicazione dell’invito a tutte le parti interessate. La giurisprudenza ha chiarito che la sola dichiarazione del mediatore circa l’avvenuta comunicazione dell’invito alle parti, contenuta nel verbale di mediazione, non risulta sufficiente a dimostrare l’effettiva e regolare convocazione in difetto di allegazione al verbale stesso della prova documentale della convocazione.

La descrizione dello svolgimento del procedimento

Un aspetto fondamentale del verbale di mancato accordo riguarda la descrizione dello svolgimento del procedimento di mediazione. L’articolo 8, comma 6, stabilisce che “del primo incontro è redatto, a cura del mediatore, verbale sottoscritto da tutti i partecipanti”, introducendo così l’obbligo di documentazione dell’attività svolta.

Il verbale deve contenere l’indicazione della data e del luogo di svolgimento degli incontri, specificando la durata complessiva del procedimento e il numero di sessioni effettuate. Deve inoltre essere data indicazione delle modalità di svolgimento della mediazione, specificando se si sia trattata di mediazione in presenza o telematica ai sensi dell’articolo 8-bis.

Particolare attenzione deve essere prestata alla descrizione della partecipazione delle parti. Il verbale deve specificare se le parti abbiano partecipato personalmente o tramite rappresentanti, indicando in quest’ultimo caso la natura e l’estensione dei poteri conferiti. La giurisprudenza ha infatti chiarito che la partecipazione tramite sostituto processuale del difensore richiede il conferimento di procura speciale avente lo specifico oggetto della partecipazione alla mediazione e il potere di disporre dei diritti sostanziali che ne sono oggetto.

L’attestazione del mancato accordo

L’elemento centrale del verbale conclusivo negativo è rappresentato dall’attestazione del mancato raggiungimento dell’accordo. Il mediatore deve specificare le ragioni per cui non è stato possibile pervenire a una composizione amichevole della controversia, indicando se il fallimento sia dovuto alla mancata partecipazione di una o più parti, al disaccordo sui termini della soluzione proposta, o ad altre circostanze specifiche.

La giurisprudenza ha chiarito che la condizione di procedibilità imposta dalla legge può ritenersi realizzata al termine del primo incontro innanzi al mediatore qualora una o entrambe le parti, dopo essere state adeguatamente informate sulla mediazione, comunichino la propria indisponibilità a procedere oltre. Come evidenziato dalla Corte d’appello di Napoli con sentenza n. 4564/2024, “l’onere della parte che intenda agire in giudizio di dar corso alla mediazione obbligatoria può ritenersi adempiuto con l’avvio della procedura di mediazione e con la comparizione al primo incontro davanti al mediatore, all’esito del quale, ricevute dal mediatore le necessarie informazioni in merito alla funzione e alle modalità di svolgimento della mediazione, può liberamente manifestare il suo parere negativo sulla possibilità di utilmente iniziare (rectius proseguire) la procedura di mediazione”.

Quando il mediatore formuli una proposta di conciliazione ai sensi dell’articolo 11, comma 1, il verbale deve dare atto della formulazione della proposta e della sua eventuale accettazione o rifiuto da parte delle parti. L’articolo 11, comma 2, stabilisce che “le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni dalla comunicazione o nel maggior termine indicato dal mediatore, l’accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata”.

Le modalità di sottoscrizione e deposito

L’articolo 11, comma 4, disciplina le modalità di sottoscrizione del verbale, stabilendo che questo “è sottoscritto dalle parti, dai loro avvocati e dagli altri partecipanti alla procedura nonché dal mediatore”. La norma attribuisce al mediatore il compito di certificare “l’autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere”.

Questa previsione assume particolare rilevanza quando una delle parti si rifiuti di sottoscrivere il verbale o non sia presente al momento della sua redazione. In tali casi, il mediatore deve dare atto nel verbale delle circostanze che hanno impedito la sottoscrizione, specificando se si tratti di rifiuto espresso o di impossibilità materiale.

Il comma 4 stabilisce inoltre che il mediatore “senza indugio, ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo”. Questo adempimento assume carattere essenziale per la produzione degli effetti giuridici del verbale, in particolare per quanto riguarda i termini per la riproposizione dell’azione giudiziale.

L’articolo 11, comma 4-bis, introdotto dalla riforma Cartabia, stabilisce infatti che “quando la mediazione si conclude senza la conciliazione, la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza di cui all’articolo 8, comma 2, decorrente dal deposito del verbale conclusivo della mediazione presso la segreteria dell’organismo”.

La natura giuridica del verbale di mancato accordo

La determinazione della natura giuridica del verbale di mancato accordo assume rilevanza fondamentale per la comprensione dei suoi effetti processuali. Il verbale costituisce una scrittura privata che fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, ma la sua efficacia probatoria è limitata ai fatti che il mediatore attesta essere avvenuti in sua presenza.

La giurisprudenza ha chiarito che il verbale dell’incontro di mediazione, costituendo scrittura privata, fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, ma l’allegazione della prova della regolare convocazione per il primo incontro della parte rimasta assente rappresenta elemento indispensabile per verificare quanto dichiarato dal mediatore e per valutare la condotta della parte invitata ai fini dell’applicazione delle eventuali sanzioni previste dalla norma.

Il verbale di mancato accordo non costituisce titolo esecutivo, a differenza dell’accordo di conciliazione che, quando sottoscritto dalle parti e dai loro avvocati, acquisisce efficacia esecutiva ai sensi dell’articolo 12. La sua funzione principale è quella di attestare l’avveramento della condizione di procedibilità per l’azione giudiziale.

I limiti di utilizzabilità processuale

Un aspetto di particolare complessità riguarda i limiti di utilizzabilità processuale del verbale di mancato accordo. L’articolo 10 stabilisce il principio generale di inutilizzabilità delle dichiarazioni rese e delle informazioni acquisite nel corso del procedimento di mediazione, prevedendo che queste “non possono essere utilizzate nel giudizio avente il medesimo oggetto anche parziale, iniziato, riassunto o proseguito dopo l’insuccesso della mediazione, salvo consenso della parte dichiarante o dalla quale provengono le informazioni”.

La giurisprudenza ha chiarito che il principio di riservatezza attiene al contenuto sostanziale degli incontri di mediazione e si estende ai “punti di accordo” frutto del tentativo di composizione amichevole della lite, equiparabili alle dichiarazioni rese e alle informazioni acquisite durante il procedimento. Come evidenziato dalla Corte d’appello di Bologna con sentenza n. 2216/2024, “il principio di riservatezza, finalizzato a incoraggiare il raggiungimento di accordi amichevoli incentivando le parti a rendere dichiarazioni e valutare soluzioni di compromesso, attiene al contenuto sostanziale degli incontri di mediazione”.

Tuttavia, il divieto di utilizzazione non si estende alle circostanze che riguardano la ritualità e partecipazione delle parti alla procedura. Il verbale può quindi essere utilizzato per dimostrare l’avveramento della condizione di procedibilità, la regolare convocazione delle parti, la loro partecipazione o mancata partecipazione al procedimento, e tutti gli elementi necessari per la verifica del corretto espletamento della mediazione.

Gli effetti processuali del verbale

Il verbale di mancato accordo produce effetti processuali di particolare rilevanza, che si manifestano sia nella fase di verifica della condizione di procedibilità sia nell’eventuale applicazione delle sanzioni previste dalla normativa. La mancata produzione del verbale di mediazione costituisce prova negativa dell’avveramento della condizione di procedibilità, determinando conseguentemente l’improcedibilità dell’azione giudiziale.

Come chiarito dalla sentenza del Tribunale di Milano n. 8999/2024, “il deposito del verbale di mediazione costituisce elemento essenziale e indefettibile per dimostrare l’adempimento della condizione di procedibilità prevista dalla legge, in quanto rappresenta l’unico documento idoneo a comprovare che il tentativo di mediazione è stato effettivamente esperito secondo le modalità e i termini stabiliti dalla normativa vigente”.

L’articolo 12-bis disciplina le conseguenze processuali della mancata partecipazione al procedimento di mediazione, prevedendo che “dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al primo incontro del procedimento di mediazione, il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio ai sensi dell’articolo 116, secondo comma, del codice di procedura civile”.

La norma stabilisce inoltre che “quando la mediazione costituisce condizione di procedibilità, il giudice condanna la parte costituita che non ha partecipato al primo incontro senza giustificato motivo al versamento all’entrata del bilancio dello Stato di una somma di importo corrispondente al doppio del contributo unificato dovuto per il giudizio”.

La distinzione tra verbale interlocutorio e verbale definitivo

Un aspetto di particolare complessità emerso dalla giurisprudenza riguarda la distinzione tra verbale interlocutorio e verbale definitivo di mediazione. La sentenza del Tribunale di Vibo Valentia n. 437/2025 ha chiarito che quando le parti abbiano espressamente subordinato il perfezionamento dell’accordo all’acquisizione di dati tecnici necessari, l’accordo raggiunto deve qualificarsi come preliminare e interlocutorio.

La sentenza specifica che “il verbale finale di mediazione costituisce il documento che certifica la conclusione dell’avviato procedimento di mediazione senza possibilità di rinvii o ulteriori fasi intermedie e attesta in via definitiva il raggiungimento dell’accordo ovvero il mancato raggiungimento dello stesso in caso di esito negativo della mediazione”.

Nel caso esaminato dalla sentenza, “solo il verbale negativo di mediazione del 7 marzo 2017 ed il mancato accordo in esso trasfuso, può dirsi definitivo, mentre al verbale del 2 febbraio 2017 dovrà riconoscersi un valore interlocutorio, poiché documenta l’attività delle parti tendente al raggiungimento di un risultato finale e definitivo, ma non determinante la conclusione della mediazione”.

La mediazione telematica e il verbale digitale

L’articolo 8-bis disciplina la mediazione in modalità telematica, introducendo specifiche previsioni per la formazione e sottoscrizione del verbale in formato digitale. La norma stabilisce che “quando la mediazione, con il consenso delle parti, si svolge in modalità telematica, gli atti del procedimento sono formati dal mediatore e sottoscritti in conformità al presente decreto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale”.

Il comma 2 prevede che “a conclusione del procedimento il mediatore forma un documento informatico contenente il verbale e l’eventuale accordo per l’apposizione della firma da parte dei soggetti che vi sono tenuti. Il documento è immediatamente firmato e restituito al mediatore”.

Il comma 3 stabilisce che “il mediatore, ricevuto il documento di cui al comma 2, verificata l’apposizione, la validità e l’integrità delle firme, appone la propria firma e ne cura il deposito presso la segreteria dell’organismo, che lo invia alle parti e ai loro avvocati, se nominati”.

Questa disciplina garantisce la piena validità ed efficacia del verbale di mancato accordo anche quando formato in modalità telematica, purché siano rispettate le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale in materia di formazione e sottoscrizione dei documenti informatici.

I requisiti di completezza del verbale

La giurisprudenza ha progressivamente definito i requisiti di completezza che il verbale di mancato accordo deve possedere per essere considerato valido ed efficace. La sentenza del Tribunale di Santa Maria Capua Vetere n. 1357/2025 ha chiarito che “il semplice avvio della procedura di mediazione, dimostrato attraverso la produzione dell’invito comunicato dal forum per la mediazione e dell’istanza di mediazione, non è sufficiente a soddisfare l’obbligo normativo qualora non venga provata la conclusione dell’intero procedimento mediante la produzione del verbale di mediazione, sia esso positivo o negativo”.

Il verbale deve contenere tutti gli elementi necessari per consentire al giudice di verificare il corretto espletamento del procedimento di mediazione. In particolare, deve essere specificata la modalità di convocazione delle parti, la loro effettiva partecipazione o mancata partecipazione, le ragioni del mancato accordo e tutti gli elementi utili per la valutazione della condotta delle parti.

La giurisprudenza ha inoltre chiarito che il verbale deve contenere gli elementi essenziali corrispondenti al contenuto della domanda giudiziale, dovendo sussistere la necessaria simmetria tra i fatti narrati in sede di mediazione e quelli esposti in sede processuale relativamente a personae, petitum e causa petendi.

Le conseguenze della carenza di elementi essenziali

Quando il verbale di mancato accordo presenti carenze negli elementi essenziali, la giurisprudenza ha chiarito che il procedimento obbligatorio di mediazione non può ritenersi validamente esperito, con conseguente declaratoria di improcedibilità della domanda. Come evidenziato dalla sentenza del Tribunale di Napoli n. 6839/2025, “la carenza di tali elementi comporta che il procedimento obbligatorio di mediazione non possa ritenersi validamente esperito, con conseguente declaratoria di improcedibilità della domanda che assorbe ogni ulteriore questione anche di merito”.

La mancanza di elementi essenziali nel verbale può derivare da diverse cause: insufficiente descrizione dell’oggetto della controversia, mancata indicazione della regolare convocazione delle parti, assenza di specificazione delle modalità di partecipazione, carente descrizione dello svolgimento del procedimento. In tutti questi casi, il verbale non può assolvere alla sua funzione di attestazione dell’avveramento della condizione di procedibilità.

La conservazione e l’esibizione del verbale

L’articolo 11, comma 6, stabilisce che “è fatto obbligo all’organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data della loro conclusione”. Questa previsione garantisce la disponibilità del verbale per eventuali verifiche successive e per la produzione in giudizio.

Il comma 6 prevede inoltre che “del verbale e dell’eventuale accordo ad esso allegato depositati presso la segreteria dell’organismo è rilasciata copia alle parti che lo richiedono”. Questa disposizione assicura alle parti la possibilità di ottenere copia del verbale per la sua utilizzazione nei rapporti con i terzi e per la produzione negli atti del giudizio.

Per la mediazione telematica, l’articolo 8-bis, comma 4, stabilisce che “la conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Gli effetti sui termini di prescrizione e decadenza

Il verbale di mancato accordo produce effetti significativi sui termini di prescrizione e decadenza. L’articolo 8, comma 2, stabilisce che “dal momento in cui la comunicazione di cui al comma 1 perviene a conoscenza delle parti, la domanda di mediazione produce sulla prescrizione gli effetti della domanda giudiziale e impedisce la decadenza per una sola volta”.

L’articolo 11, comma 4-bis, introdotto dalla riforma Cartabia, coordina questi effetti con i termini per la riproposizione dell’azione, stabilendo che “quando la mediazione si conclude senza la conciliazione, la domanda giudiziale deve essere proposta entro il medesimo termine di decadenza di cui all’articolo 8, comma 2, decorrente dal deposito del verbale conclusivo della mediazione presso la segreteria dell’organismo”.

Questa previsione garantisce che il decorso del tempo durante il procedimento di mediazione non comporti la decadenza dal diritto di agire in giudizio, purché l’azione sia riproposta entro il termine stabilito dalla legge a decorrere dal deposito del verbale conclusivo.

Le specificità nelle diverse tipologie di controversie

Il verbale di mancato accordo può presentare specificità diverse a seconda della tipologia di controversia oggetto di mediazione. Nelle controversie condominiali, ad esempio, la giurisprudenza ha chiarito che risulta necessaria l’indicazione della presenza in assemblea della parte impugnante il deliberato o la necessaria indicazione della presa di conoscenza dello stesso deliberato qualora assente, circostanza necessaria al giudicante per determinare i termini di decadenza dell’impugnazione stessa.

Nelle controversie in materia di contratti assicurativi, bancari e finanziari, il verbale deve contenere elementi specifici relativi alla natura del rapporto contrattuale e alle modalità di svolgimento del procedimento, considerando le particolari competenze tecniche che possono essere richieste.

Nelle controversie in materia di responsabilità medica e sanitaria, il verbale deve dare atto dell’eventuale nomina di esperti ai sensi dell’articolo 8, comma 7, specificando le modalità di calcolo e liquidazione dei compensi spettanti agli esperti e l’eventuale accordo delle parti sulla producibilità in giudizio della relazione tecnica.

Considerazioni conclusive e orientamenti operativi

L’analisi della disciplina del verbale di mancato accordo evidenzia la complessità di un istituto che deve bilanciare diverse esigenze: la certezza dell’avveramento della condizione di procedibilità, la tutela della riservatezza del procedimento di mediazione, la garanzia del diritto di difesa e l’efficienza del sistema di giustizia alternativa.

La giurisprudenza ha progressivamente chiarito i principi interpretativi fondamentali, sottolineando l’importanza di una redazione completa e accurata del verbale che consenta al giudice di verificare il corretto espletamento del procedimento di mediazione. Come evidenziato dalla sentenza del Tribunale di Lagonegro n. 248/2025, “quando dal verbale di mediazione risulta inequivocabilmente che non è comparsa innanzi all’organismo di mediazione la parte personalmente né altro soggetto munito di apposita procura speciale notarile, la parte non ha correttamente adempiuto alle incombenze spettanti con l’effetto che la domanda deve essere dichiarata improcedibile”.

La corretta redazione del verbale di mancato accordo richiede quindi particolare attenzione da parte dei mediatori, che devono garantire la completezza e l’accuratezza della documentazione per consentire l’efficace utilizzo del documento nella successiva fase processuale. I professionisti devono inoltre prestare attenzione ai limiti di utilizzabilità processuale del verbale, distinguendo tra gli elementi utilizzabili per la verifica della condizione di procedibilità e quelli soggetti al divieto di utilizzazione per la tutela della riservatezza del procedimento.

L’evoluzione normativa introdotta dalla riforma Cartabia ha chiarito alcuni aspetti problematici della disciplina precedente, introducendo specifiche previsioni per la mediazione telematica e coordinando i termini per la riproposizione dell’azione giudiziale. Tuttavia, rimane fondamentale per i professionisti una conoscenza approfondita della disciplina e delle sue implicazioni pratiche, al fine di garantire il rispetto delle condizioni di procedibilità e l’efficace tutela dei diritti dei propri assistiti.

La giurisprudenza continua a fornire chiarimenti interpretativi su aspetti specifici della disciplina, contribuendo alla formazione di un orientamento consolidato che privilegia la sostanza dell’esperimento della mediazione rispetto alla rigida osservanza dei formalismi, pur nel rispetto dei requisiti essenziali stabiliti dalla legge per garantire la validità ed efficacia del procedimento.