L’istanza di mediazione nelle controversie condominiali: come evitare l’improcedibilità

Introduzione: la mediazione obbligatoria come filtro processuale
Nell’ambito delle controversie condominiali, l’impugnazione delle delibere assembleari rappresenta uno dei contenziosi più frequenti e delicati della pratica forense. L’introduzione della mediazione obbligatoria, disciplinata dall’art. 5 del decreto legislativo n. 28 del 2010, ha creato un filtro procedurale che, se non correttamente gestito, può trasformarsi in una trappola processuale fatale per il condomino che intenda impugnare una delibera assembleare.

La giurisprudenza di merito degli ultimi anni ha delineato con crescente precisione i requisiti che l’istanza di mediazione deve possedere per essere considerata validamente esperita, evidenziando come la genericità o l’incompletezza dell’istanza possano determinare l’improcedibilità della successiva domanda giudiziale e, nel caso specifico dell’impugnazione di delibere condominiali, la decadenza dal diritto di impugnazione previsto dall’art. 1137 del codice civile.

Il quadro normativo: requisiti formali e sostanziali dell’istanza

L’art. 4 del decreto legislativo n. 28 del 2010 stabilisce che “la domanda di mediazione deve indicare l’organismo, le parti, l’oggetto e le ragioni della pretesa”. Questa previsione normativa, apparentemente semplice, nasconde in realtà una complessità applicativa che la giurisprudenza ha progressivamente chiarito attraverso pronunce sempre più rigorose.

Come osservato dal Tribunale di Avellino nella sentenza n. 530 del 2025: “Il contenuto del suddetto articolo è praticamente equivalente a quello dell’art. 125 c.p.c., circa il contenuto degli atti processuali, fatta eccezione per i soli ‘elementi di diritto’. Avendo, pertanto, la mediazione un’indubbia valenza deflattiva, l’istanza con la quale si intende impugnare il deliberato deve necessariamente avere il contenuto minimo indicato dalla predetta norma proprio per consentire alla controparte, evocata in mediazione, di conoscere la materia del futuro contendere e di prendere posizione su di essa”.

Il principio di simmetria: il cuore della validità dell’istanza

La giurisprudenza ha elaborato il principio fondamentale della “simmetria” tra l’istanza di mediazione e la successiva domanda giudiziale. Questo principio non richiede una perfetta identità tra i due atti, ma impone che sussista una corrispondenza sostanziale quanto ai fatti principali e al nucleo essenziale della controversia.

Il Tribunale di Ragusa, con sentenza n. 348 del 2025, ha chiarito che deve sussistere simmetria tra i fatti narrati in sede di mediazione e quelli esposti in sede processuale, affinché l’istituto possa svolgere efficacemente la funzione deflattiva e consentire alla controparte di conoscere la materia del contendere e prendere posizione già nel corso della procedura.

La ratio di questo principio è duplice: da un lato, garantire che la mediazione possa effettivamente svolgere la sua funzione deflattiva del contenzioso; dall’altro, assicurare che la parte chiamata in mediazione sia posta nelle condizioni di conoscere adeguatamente la materia del contendere e di formulare le proprie difese in modo consapevole.

I vizi più frequenti: la genericità dell’istanza

La casistica giurisprudenziale evidenzia come il vizio più frequente che inficia la validità dell’istanza di mediazione sia rappresentato dalla sua eccessiva genericità. Formule stereotipate come “impugnazione delibera assembleare” o “impugnativa delibera assemblea – vizi di nullità e annullabilità” sono state costantemente considerate insufficienti dai tribunali.

Il Tribunale di Napoli, nella sentenza n. 6438 del 2025, ha stabilito un principio chiaro: “Pertanto, se con la predetta comunicazione da parte dell’organismo dovrebbe essere scongiurato il maturare del termine decadenziale cui è soggetta l’impugnazione della delibera condominiale ai sensi dell’art. 1137 del c.c., tuttavia ciò avviene, purché l’istanza presenti i requisiti minimi necessari previsti dalla legge al fine di rendere edotta la controparte non solo dell’intento di intraprendere un’azione legale, ma anche delle ragioni e del contenuto della futura domanda giudiziale”.

La genericità dell’istanza impedisce alla controparte di comprendere quali siano i vizi specifici contestati alla delibera e, conseguentemente, di formulare proposte conciliative mirate o di predisporre adeguate difese. Questo vanifica completamente la funzione deflattiva della mediazione, riducendola a un mero adempimento burocratico.

Le conseguenze della genericità: decadenza e improcedibilità

Nelle controversie condominiali, la genericità dell’istanza di mediazione produce conseguenze particolarmente gravi. A differenza di altre materie dove l’improcedibilità può essere sanata con un nuovo esperimento della mediazione, nell’impugnazione di delibere condominiali opera il termine decadenziale di trenta giorni previsto dall’art. 1137 c.c.

Come precisato dal Tribunale di Avellino nella sentenza n. 357 del 2025: “Diversamente, consentire alla parte di avvalersi del beneficio dell’impedimento delle decadenze con la mera presentazione di una ‘istanza’ che non presenti i requisiti sopra indicati, significherebbe svilire l’istituto della mediazione ad un mero adempimento burocratico, in contrasto con la ratio ad esso sottesa”.

L’effetto interruttivo del termine decadenziale può essere riconosciuto solo a una procedura validamente espletata. Una mediazione invalida per genericità dell’istanza non impedisce la decadenza, che non può essere sanata mediante una nuova mediazione successivamente esperita, atteso che l’effetto interruttivo opera una sola volta.

I contenuti minimi dell’istanza: indicazioni operative

Per evitare i rischi di improcedibilità, l’istanza di mediazione deve contenere elementi specifici che consentano l’identificazione precisa della controversia. Nel caso di impugnazione di delibere condominiali, l’istanza deve indicare:

La delibera impugnata: con precisa indicazione della data dell’assemblea e del punto all’ordine del giorno contestato
I vizi specifici dedotti: non è sufficiente un generico riferimento a “vizi di nullità e annullabilità”, ma occorre specificare i motivi concreti di impugnazione
Il petitum: se si chiede l’annullamento, la nullità o la riforma della delibera
I fatti costitutivi: gli elementi fattuali su cui si fonda la pretesa
Il Tribunale di Avellino, con sentenza n. 1218 del 2025, ha chiarito che nell’impugnazione di delibere condominiali, l’istanza di mediazione deve contenere l’indicazione della delibera che si intende impugnare, l’enunciazione del provvedimento richiesto e la sintetica indicazione dei motivi di impugnazione, costituendo questi ultimi autonome causae petendi.

La specificità richiesta: il giusto equilibrio

La giurisprudenza ha chiarito che l’istanza di mediazione non deve avere la stessa precisione tecnica di un atto giudiziario, ma deve comunque contenere elementi sufficienti per identificare la controversia. Non è necessaria l’esatta qualificazione giuridica della vicenda né l’indicazione delle ragioni in diritto della pretesa, ma è indispensabile l’allegazione degli elementi fattuali da cui trae origine la controversia.

Come osservato dal Tribunale di Napoli Nord nella sentenza n. 3006 del 2025: “A tal fine è sufficiente l’allegazione degli elementi fattuali da cui trae origine la vicenda contenziosa, non essendo necessaria l’esatta qualificazione giuridica della controversia né l’indicazione delle ragioni in diritto della pretesa”.

I casi di asimmetria: quando l’istanza non corrisponde alla domanda

Un aspetto critico emerso dalla giurisprudenza riguarda i casi in cui l’istanza di mediazione e la successiva domanda giudiziale presentano contenuti sostanzialmente diversi. Questa asimmetria può manifestarsi in diverse forme:

Asimmetria nel petitum: quando in mediazione si chiede una cosa e in giudizio un’altra
Asimmetria nella causa petendi: quando i fatti dedotti in mediazione sono diversi da quelli esposti in citazione
Asimmetria nell’oggetto: quando vengono impugnate delibere diverse o punti diversi della stessa delibera
Il Tribunale di Napoli, nella sentenza n. 5377 del 2024, ha affrontato un caso emblematico dove nell’istanza di mediazione era stato dedotto il mancato raggiungimento del quorum deliberativo, mentre nell’atto di citazione era stato dedotto un motivo diverso relativo alla delega a una commissione di poteri deliberativi riservati all’assemblea, concludendo per l’inammissibilità della domanda per asimmetria rilevante.

La produzione dell’istanza in giudizio: onere probatorio

Un aspetto procedurale di fondamentale importanza riguarda l’onere di produrre in giudizio l’istanza di mediazione. La giurisprudenza ha chiarito che non è sufficiente depositare il solo verbale conclusivo del procedimento, ma è necessario produrre l’istanza originaria per consentire al giudice di verificare la sussistenza della simmetria con la domanda giudiziale.

Il Tribunale di Catania, nella sentenza n. 2849 del 2025, ha stabilito che la produzione in giudizio delle domande di mediazione costituisce adempimento essenziale per consentire la verifica della simmetria tra l’istanza di mediazione e la successiva domanda giudiziale, e che la mancata produzione delle domande di mediazione, anche a seguito di specifico ordine del giudice, impedisce la verifica della sussistenza di tale simmetria e determina l’improcedibilità della domanda giudiziale.

Le delibere articolate: problematiche specifiche

Particolare attenzione deve essere prestata quando si intenda impugnare delibere assembleari articolate in più punti all’ordine del giorno. In questi casi, l’istanza di mediazione deve specificare chiaramente quali punti vengono contestati e per quali ragioni, non potendo limitarsi a una generica impugnazione dell’intera delibera.

Il Tribunale di Napoli, nella sentenza n. 1886 del 2025, ha chiarito che quando la delibera assembleare impugnata è articolata in più punti all’ordine del giorno attinenti a questioni diverse, una domanda di mediazione che si limiti a una generica indicazione di impugnativa per illegittimità, senza specificare quali punti vengono contestati e per quali ragioni, non può ritenersi validamente instaurata.

La sottoscrizione dell’istanza: aspetti formali

Un aspetto spesso trascurato riguarda la sottoscrizione dell’istanza di mediazione. La giurisprudenza ha chiarito che l’istanza deve essere sottoscritta personalmente dalla parte o dal suo rappresentante munito di procura speciale per la mediazione, non essendo sufficiente la procura alle liti.

Come stabilito dal Tribunale di Napoli, l’istanza di mediazione deve essere sottoscritta personalmente dalla parte o dal suo rappresentante munito di procura speciale per la mediazione, non essendo sufficiente la procura alle liti, ancorché conferita con ogni più ampio potere processuale, trattandosi di attività non giurisdizionale che richiede il potere di disporre dei diritti sostanziali oggetto della controversia.

La competenza territoriale: un ulteriore requisito

L’istanza di mediazione deve essere presentata presso un organismo situato nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia. La giurisprudenza ha chiarito che l’esperimento della mediazione presso un organismo situato in luogo diverso non produce effetti e non è idoneo a soddisfare la condizione di procedibilità della domanda giudiziale.

Le conseguenze processuali: regime sanzionatorio

Il mancato rispetto dei requisiti dell’istanza di mediazione comporta conseguenze processuali severe. Oltre alla declaratoria di improcedibilità della domanda, il condomino che abbia esperito invalidamente la mediazione può essere condannato al pagamento delle spese processuali e, in alcuni casi, al versamento di sanzioni pecuniarie.

La giurisprudenza ha inoltre chiarito che l’invalidità della mediazione per genericità dell’istanza non può essere sanata con un successivo esperimento della procedura, atteso che l’effetto interruttivo del termine decadenziale opera una sola volta.

Strategie operative: come redigere un’istanza efficace

Per evitare i rischi di improcedibilità, l’istanza di mediazione deve essere redatta con particolare cura, seguendo alcune regole fondamentali:

Identificazione precisa della delibera: indicare data, luogo dell’assemblea e punto specifico all’ordine del giorno
Descrizione dei vizi: specificare i motivi concreti di impugnazione, evitando formule generiche
Indicazione del petitum: chiarire se si chiede l’annullamento, la nullità o la riforma
Narrazione dei fatti: esporre sinteticamente ma chiaramente i fatti costitutivi della pretesa
Sottoscrizione valida: assicurarsi che l’istanza sia sottoscritta dalla parte o da un rappresentante munito di procura speciale

Le prospettive future: verso una maggiore rigidità

L’orientamento giurisprudenziale mostra una tendenza verso una maggiore rigidità nell’applicazione dei requisiti dell’istanza di mediazione. Questa evoluzione riflette la volontà di valorizzare la funzione deflattiva della mediazione, evitando che essa si riduca a un mero adempimento burocratico.

I professionisti del diritto devono quindi prestare particolare attenzione alla redazione dell’istanza di mediazione, considerandola non come un semplice atto propedeutico al giudizio, ma come un documento sostanziale che deve contenere tutti gli elementi necessari per consentire un effettivo tentativo di conciliazione.

Conclusioni: la mediazione come strumento sostanziale

L’analisi della giurisprudenza recente evidenzia come l’istanza di mediazione nelle controversie condominiali non possa essere considerata un mero adempimento formale, ma debba essere concepita come un vero e proprio strumento di risoluzione della controversia. La genericità o l’incompletezza dell’istanza non solo vanifica la funzione deflattiva della mediazione, ma può comportare conseguenze processuali irreversibili.

Per i professionisti del diritto, la corretta redazione dell’istanza di mediazione rappresenta quindi un passaggio cruciale che richiede la stessa attenzione e precisione riservate agli atti giudiziari. Solo attraverso un approccio sostanziale alla mediazione, che ne valorizzi la funzione conciliativa, è possibile evitare le trappole processuali che possono compromettere definitivamente le ragioni del condomino che intenda impugnare una delibera assembleare.

La mediazione “a prova di improcedibilità” richiede quindi un cambio di mentalità: da adempimento burocratico a strumento sostanziale di tutela dei diritti, capace di offrire alle parti un’effettiva opportunità di composizione amichevole della controversia prima del ricorso al giudice.