Chi rappresenta la società in mediazione? Poteri degli amministratori, delega sostanziale e autorizzazioni interne

Guida operativa per amministratori, liquidatori e difensori

1. Il problema: partecipare non significa necessariamente poter conciliare

Nella mediazione che coinvolge una società, la verifica dei poteri del rappresentante non è un adempimento meramente organizzativo. La presenza al primo incontro, infatti, deve essere distinta dal potere di assumere impegni vincolanti e di definire la controversia.

La disciplina vigente richiede che i soggetti diversi dalle persone fisiche partecipino alla procedura attraverso rappresentanti o delegati «a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia». Il mediatore può chiedere alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e deve darne atto nel verbale, ai sensi dell’art. 8, comma 4, del d.lgs. n. 28/2010.

La conseguenza pratica è rilevante: non è sufficiente che il soggetto presente sia formalmente collegato alla società, né che disponga di una procura processuale. Occorre verificare, caso per caso, se egli sia legittimato a rappresentare la società nella procedura e, soprattutto, se possieda poteri adeguati rispetto all’eventuale contenuto dell’accordo.

2. La regola normativa: rappresentante o delegato con conoscenza dei fatti e poteri necessari

L’art. 8 distingue due situazioni.

Per le persone fisiche, la partecipazione personale costituisce la regola; la delega è ammessa in presenza di giustificati motivi. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche — quindi anche le società — la partecipazione avviene invece mediante un rappresentante o delegato che conosca i fatti e sia munito dei poteri necessari per comporre la controversia.

La norma contiene dunque due requisiti autonomi:

1. conoscenza dei fatti, perché il partecipante deve poter comprendere e discutere concretamente la controversia;
2. poteri necessari per la composizione, perché il partecipante deve poter impegnare la società nella definizione della lite, oppure disporre di un mandato idoneo a sottoporre l’accordo all’approvazione dell’organo competente senza compromettere la validità della procedura.

La delega per la partecipazione all’incontro deve essere conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e deve contenere gli estremi del documento di identità del delegante. Il delegato deve presentare e consegnare la delega insieme a una copia non autenticata del proprio documento di identità, affinché la documentazione sia acquisita agli atti della procedura. È questa la prescrizione dell’art. 8, comma 4-bis, introdotto dal correttivo del 2024.

Il difensore dovrebbe quindi evitare formule generiche come «delega a partecipare alla mediazione» quando la controversia presenta un possibile esito transattivo. È preferibile indicare espressamente l’oggetto della lite, i poteri di trattativa, gli eventuali limiti economici e la facoltà di sottoscrivere il verbale e l’accordo, oppure di assumere impegni condizionati alla successiva approvazione dell’organo competente.

3. Amministratore della società di persone

Nelle società di persone, il primo controllo riguarda il contratto sociale e la titolarità della rappresentanza.

L’art. 2266 c.c. stabilisce che la società acquista diritti e assume obbligazioni per mezzo dei soci che ne hanno la rappresentanza e sta in giudizio nella persona dei medesimi. In mancanza di diversa disposizione del contratto, la rappresentanza spetta a ciascun socio amministratore e si estende agli atti che rientrano nell’oggetto sociale.

Per l’avvocato incaricato sarà quindi essenziale acquisire:

• il contratto sociale aggiornato;
• la visura camerale;
• l’eventuale atto che disciplina separatamente amministrazione e rappresentanza;
• le limitazioni risultanti dal contratto sociale;
• l’eventuale autorizzazione dei soci, quando la definizione della lite ecceda l’ordinaria attività riconducibile all’oggetto sociale o incida su diritti che richiedono una decisione interna.

Nelle controversie in materia di società di persone, inoltre, l’esperimento della mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, ai sensi dell’art. 5, comma 1, del d.lgs. n. 28/2010. La corretta individuazione del soggetto che partecipa assume perciò una doppia rilevanza: riguarda sia la validità sostanziale della rappresentanza sia l’effettivo assolvimento della condizione processuale.

4. Amministratore di società per azioni

Nella società per azioni il potere di rappresentanza attribuito agli amministratori dallo statuto o dalla deliberazione di nomina è generale. L’art. 2384 c.c. precisa inoltre che le limitazioni ai poteri degli amministratori risultanti dallo statuto o da una decisione degli organi competenti non sono opponibili ai terzi, anche se pubblicate, salvo che si provi che questi abbiano intenzionalmente agito a danno della società.

Sul piano della mediazione occorre distinguere il rapporto esterno da quello interno.

Sul piano esterno, l’amministratore munito della rappresentanza può impegnare la società nei rapporti con il mediatore e con la controparte secondo i poteri risultanti dalla legge, dallo statuto e dalla nomina.

Sul piano interno, l’organo amministrativo deve comunque valutare se la partecipazione e l’eventuale accordo rientrino nelle competenze gestorie, se siano necessari passaggi consiliari o se l’operazione richieda il coinvolgimento dell’assemblea. L’assenza di un’autorizzazione interna può generare responsabilità nei rapporti tra amministratore e società, senza coincidere automaticamente con l’inesistenza del potere rappresentativo verso il terzo.

Ne deriva che la verifica della controparte non dovrebbe arrestarsi alla sola visura camerale. In presenza di una lite di valore significativo, di una rinuncia a pretese sociali, di una transazione con amministratori o soci, oppure di modifiche strutturali dei rapporti societari, il difensore dovrebbe chiedere la documentazione relativa alla decisione dell’organo competente e far risultare nel verbale il perimetro dei poteri esercitati.

5. Amministratore di società a responsabilità limitata

Per la società a responsabilità limitata, l’art. 2475-bis c.c. attribuisce agli amministratori la rappresentanza generale della società. Le limitazioni ai poteri risultanti dall’atto costitutivo o dall’atto di nomina, anche se pubblicate, non sono opponibili ai terzi, salvo che si provi che questi abbiano intenzionalmente agito a danno della società.

Il criterio operativo è analogo a quello della società per azioni: occorre separare la titolarità della rappresentanza esterna dalla necessità di rispettare le regole interne di formazione della volontà sociale.

Particolare attenzione merita la struttura amministrativa concreta. In presenza di più amministratori, la visura e lo statuto devono essere esaminati per verificare se la rappresentanza sia attribuita disgiuntamente, congiuntamente o secondo altre modalità. Un amministratore che partecipi individualmente alla procedura non è necessariamente legittimato a sottoscrivere un accordo se la rappresentanza statutaria richiede l’intervento congiunto di più soggetti.

Anche in questo caso è opportuno che la delega o il verbale chiariscano se il rappresentante possa:

• partecipare al primo incontro;
• formulare o accettare proposte;
• assumere obblighi di pagamento o di facere;
• rinunciare a domande o eccezioni;
• sottoscrivere l’accordo;
• concludere un accordo subordinato a ratifica o approvazione interna.

6. Il liquidatore: rappresentanza e limiti funzionali

Dall’iscrizione della nomina dei liquidatori, la rappresentanza della società, anche in giudizio, spetta ai liquidatori, come previsto dall’art. 2310 c.c. per le società di persone.

La rappresentanza del liquidatore deve però essere letta alla luce della funzione della liquidazione. L’art. 2489 c.c. attribuisce ai liquidatori, salvo diversa disposizione statutaria o adottata in sede di nomina, il potere di compiere tutti gli atti utili per la liquidazione della società e assoggetta la loro responsabilità alle norme previste per gli amministratori.

La partecipazione alla mediazione può dunque rientrare nei poteri del liquidatore quando la controversia riguarda rapporti da definire nell’ambito della liquidazione. Il problema diventa più delicato quando l’accordo:

• trasferisce beni sociali non ancora liquidati;
• incide su pretese verso amministratori o soci;
• comporta una rinuncia non coerente con la conservazione dell’attivo;
• modifica l’ordine o le modalità di soddisfazione dei creditori;
• contiene operazioni estranee alla finalità liquidatoria.

In tali casi, il difensore dovrebbe verificare l’atto di nomina, le eventuali limitazioni e la compatibilità dell’accordo con lo scopo liquidatorio. Anche quando il liquidatore dispone di rappresentanza esterna, resta esposto a responsabilità se l’accordo non è utile alla liquidazione o non rispetta i doveri di diligenza propri dell’incarico.

7. Il procuratore speciale e il ruolo dell’avvocato

Il procuratore speciale può partecipare alla mediazione per conto della società se la procura gli attribuisce poteri sostanziali adeguati. La procura alle liti, da sola, non dovrebbe essere confusa con una procura a conciliare.

La distinzione è funzionale:

• la procura processuale abilita alla difesa tecnica e agli atti processuali nei limiti conferiti;
• la procura sostanziale abilita a negoziare e a disporre del diritto controverso, nei limiti dell’incarico ricevuto;
• la delega alla partecipazione prevista dall’art. 8, comma 4-bis, documenta il potere di intervenire all’incontro, ma deve essere concretamente adeguata alle attività che il delegato è chiamato a svolgere.

Quando il rappresentante è un dipendente, un consulente o un professionista esterno, la delega dovrebbe essere accompagnata dalla documentazione che dimostri la provenienza del potere: delibera dell’organo amministrativo, procura speciale, atto di nomina o altro documento idoneo.

L’avvocato che assiste la società non diventa, per il solo fatto di partecipare alla mediazione, il rappresentante sostanziale della persona giuridica. Per poter sottoscrivere l’accordo in nome della società deve ricevere uno specifico potere, con contenuto coerente con l’operazione da concludere.

8. Le autorizzazioni interne: quando servono e quale funzione svolgono

La disciplina della mediazione non sostituisce le regole societarie sulla formazione della volontà dell’ente. Al tempo stesso, la mancanza di un’autorizzazione interna non coincide necessariamente con il difetto di rappresentanza esterna.

La verifica deve essere condotta su tre livelli.

Primo livello: titolarità del potere rappresentativo. Occorre accertare chi possa impegnare la società verso i terzi, sulla base del tipo sociale, dello statuto, dell’atto costitutivo, della nomina e delle risultanze pubblicitarie.

Secondo livello: competenza interna. Occorre verificare quale organo debba decidere sulla partecipazione, sulla transazione o sulla rinuncia. La risposta può cambiare in base all’oggetto e al valore della controversia, alle previsioni statutarie e alla natura dell’operazione.

Terzo livello: contenuto dell’incarico conferito al partecipante. La persona presente deve avere poteri adeguati non soltanto per ascoltare e riferire, ma per trattare e, se del caso, concludere l’accordo.

La prudenza professionale suggerisce di non utilizzare la formula generica «munito dei poteri necessari» senza allegare o indicare la fonte del potere. È preferibile che il verbale riporti la qualifica del partecipante, gli estremi della procura o della delibera e gli eventuali limiti dell’incarico.

9. Mediazione telematica e prova dei poteri

La modalità telematica non attenua gli obblighi di verifica; al contrario, rende più importante la corretta gestione documentale.

Il correttivo del 2024 ha sostituito la disciplina della mediazione telematica. Quando la procedura si svolge con tali modalità, gli atti sono formati e sottoscritti nel rispetto del Codice dell’amministrazione digitale. Il documento informatico conclusivo contiene il verbale e l’eventuale accordo; viene sottoscritto dai soggetti tenuti alla firma e successivamente dal mediatore, che ne verifica l’apposizione, la validità e l’integrità, ai sensi dell’art. 8-bis del d.lgs. n. 28/2010, come modificato dal d.lgs. n. 216/2024.

In concreto, prima dell’incontro il difensore dovrebbe trasmettere all’organismo:

• visura camerale aggiornata;
• statuto o atto costitutivo, se rilevante;
• documento di nomina dell’amministratore o del liquidatore;
• procura speciale o delega alla partecipazione;
• documento di identità del delegante e del delegato;
• eventuale delibera dell’organo amministrativo;
• eventuali limiti economici o autorizzativi.

La documentazione anticipata riduce il rischio che il mediatore debba interrompere o rinviare l’incontro per verificare la titolarità dei poteri e consente di sottoscrivere il verbale con una catena documentale coerente.

10. Partecipazione alla mediazione e condizione di procedibilità

Nelle materie indicate dall’art. 5, comma 1, l’esperimento della mediazione costituisce condizione di procedibilità della domanda introduttiva del giudizio. Tra queste rientrano, fra le altre, le controversie in materia di associazione in partecipazione, consorzio, franchising, rete, somministrazione, società di persone e subfornitura, oltre alle materie espressamente elencate dalla norma.

La condizione si considera avverata quando il primo incontro dinanzi al mediatore si conclude senza accordo di conciliazione. La regola non elimina però il problema della partecipazione effettiva: una presenza meramente apparente, di un soggetto privo di conoscenza dei fatti o di poteri adeguati, può alimentare contestazioni sulla correttezza dell’esperimento della procedura.

La mancata partecipazione senza giustificato motivo può inoltre avere conseguenze nel successivo giudizio: il giudice può desumere argomenti di prova e, quando la mediazione è condizione di procedibilità, condannare la parte costituita al versamento di una somma pari al doppio del contributo unificato, secondo l’art. 12-bis del d.lgs. n. 28/2010. Per la società, l’assenza o la partecipazione di un rappresentante privo di poteri non dovrebbe quindi essere considerata una questione soltanto formale.

11. Check-list per il professionista

Prima dell’incontro, il difensore della società dovrebbe verificare:

1. tipo sociale e materia della controversia;
2. eventuale clausola statutaria o contrattuale di mediazione;
3. soggetto titolare della rappresentanza esterna;
4. modalità di esercizio della rappresentanza, singola o congiunta;
5. iscrizione e attualità della carica nel registro delle imprese;
6. conoscenza effettiva dei fatti da parte del partecipante;
7. esistenza di procura o delega conforme all’art. 8, comma 4-bis;
8. ampiezza dei poteri di trattativa e conciliazione;
9. eventuale necessità di delibera dell’organo amministrativo o dell’assemblea;
10. limiti economici, condizioni sospensive o necessità di ratifica;
11. modalità di sottoscrizione del verbale e dell’accordo;
12. acquisizione della documentazione nel fascicolo dell’organismo.

12. Conclusioni

La partecipazione della società alla mediazione richiede una verifica più articolata della semplice presenza di un amministratore o di un avvocato. Il soggetto chiamato a intervenire deve essere identificabile, informato sui fatti e dotato di poteri coerenti con l’esito potenziale della procedura.

La distinzione centrale è quella tra rappresentanza esterna, competenze interne e delega sostanziale. L’amministratore può avere una rappresentanza generale verso i terzi, ma l’operazione può comunque richiedere, sul piano interno, una decisione dell’organo competente. Il liquidatore deve operare entro la finalità della liquidazione. Il procuratore speciale deve ricevere poteri espressi e adeguati. Il difensore, infine, deve documentare la propria legittimazione quando non agisce soltanto come assistente tecnico.

In una procedura destinata a concludersi con un accordo potenzialmente vincolante ed esecutivo, la corretta documentazione dei poteri non è un adempimento accessorio: è parte integrante della preparazione della mediazione.

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