Comunicazione dell’istanza di mediazione alla parte personalmente: formalità, onere di verifica e revoca del decreto ingiuntivo
Nota a Trib. Oristano, sent. 23 marzo 2026, n. 183
A cura del Dott. Stefano Sogari
1. La questione
La corretta comunicazione della domanda di mediazione continua a rappresentare uno dei principali punti di frizione tra la disciplina della mediazione e le categorie proprie del processo civile.
La questione esaminata dal Tribunale di Oristano riguarda un giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo relativo a un credito ceduto. Dopo che il giudice aveva assegnato il termine per l’attivazione della mediazione obbligatoria, la parte opposta aveva avviato la procedura, facendo però comunicare l’istanza e la convocazione esclusivamente all’indirizzo PEC del difensore costituito dell’opponente.
L’opponente non contestava soltanto la mancata partecipazione alla procedura, ma la sua stessa valida instaurazione: l’invito non era stato comunicato personalmente alla parte, né risultava una diversa fonte di potere del difensore a ricevere la convocazione anche per la fase stragiudiziale.
Con la sentenza n. 183 del 23 marzo 2026, il Tribunale ha accolto l’eccezione, dichiarato improcedibile la domanda monitoria e revocato il decreto ingiuntivo.
La decisione si colloca in un orientamento di merito che tende a distinguere nettamente la comunicazione degli atti processuali, normalmente indirizzata al procuratore costituito, dalla comunicazione dell’avvio della mediazione, che deve consentire alla parte di conoscere direttamente la procedura e di valutare consapevolmente se partecipare e in quali termini.
2. Il quadro normativo
L’art. 8, comma 1, del d.lgs. n. 28/2010 stabilisce che la domanda di mediazione, la designazione del mediatore, la sede, la data del primo incontro e ogni altra informazione utile siano comunicate alle parti, a cura dell’organismo, «con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione».
La stessa disposizione prevede, al comma 4, che le parti partecipino personalmente alla procedura. La delega è ammessa in presenza di giustificati motivi e deve riguardare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche, la partecipazione avviene attraverso rappresentanti o delegati dotati dei medesimi requisiti. L’eventuale delega deve inoltre rispettare i requisiti documentali previsti dal comma 4-bis.
Il dato normativo non utilizza, nel comma 1, la formula della «notificazione personale» secondo le categorie del codice di rito, ma impone che la comunicazione sia idonea ad assicurare la ricezione da parte delle parti. È su questo passaggio che si concentra il contrasto interpretativo: se sia sufficiente la trasmissione al difensore costituito oppure se, salvo specifica procura o elezione di domicilio per la mediazione, occorra raggiungere direttamente la parte.
L’art. 5, comma 2, prevede che, quando la mediazione è condizione di procedibilità e non è stata validamente esperita, il giudice dichiari l’improcedibilità della domanda. Nei procedimenti di opposizione a decreto ingiuntivo, l’art. 5-bis individua inoltre nella parte che ha proposto il ricorso monitorio il soggetto onerato della presentazione della domanda di mediazione e stabilisce che, in caso di mancato esperimento, il decreto opposto sia revocato.
La disciplina vigente è contenuta nel testo dell’art. 8 del d.lgs. n. 28/2010, nell’art. 5 del d.lgs. n. 28/2010 e nell’art. 5-bis del d.lgs. n. 28/2010.
3. La ratio della comunicazione personale
Il ragionamento del Tribunale di Oristano muove dalla funzione concreta della mediazione. La procedura non è un segmento interno al processo e non si esaurisce in un adempimento documentale destinato a essere assolto dai difensori.
La mediazione mira a favorire un confronto diretto tra i soggetti coinvolti nella controversia, sotto la guida di un terzo imparziale. La conoscenza personale dell’avvio della procedura consente alla parte di decidere se partecipare, di individuare il rappresentante eventualmente delegato e di impartire al difensore le istruzioni necessarie.
Secondo il Tribunale, questa funzione non può essere assicurata mediante la sola trasmissione della convocazione al procuratore costituito nel giudizio. Il difensore processuale assiste la parte nel processo, ma la procura alle liti non comporta automaticamente il potere di ricevere, in nome e per conto dell’assistito, le comunicazioni dell’organismo di mediazione né quello di rappresentarlo sostanzialmente nella procedura.
La distinzione è essenziale: il mandato processuale riguarda la difesa tecnica nel giudizio; la mediazione, invece, richiede anche una valutazione negoziale e, quando si prospetti un accordo, un potere di disposizione del diritto controverso.
4. La decisione del Tribunale di Oristano
Nel caso esaminato, l’organismo aveva trasmesso l’invito esclusivamente alla PEC del procuratore costituito dell’opponente. La parte opposta sosteneva che tale comunicazione fosse sufficiente, anche perché il difensore risultava domiciliatario nel giudizio.
Il Tribunale ha respinto l’argomento. L’art. 170 c.p.c., che disciplina le notificazioni e comunicazioni degli atti processuali al procuratore costituito, non è stato ritenuto applicabile alla comunicazione dell’istanza di mediazione. La mediazione costituisce infatti una procedura stragiudiziale distinta dal processo e la sua corretta instaurazione integra una condizione di procedibilità della domanda, non una notificazione endoprocessuale.
Il giudice ha quindi ritenuto che:
- la domanda di mediazione dovesse essere portata a conoscenza della parte personalmente;
- la comunicazione al solo difensore costituito non fosse sufficiente;
- la procedura non potesse considerarsi utilmente avviata;
- la condizione di procedibilità non fosse stata soddisfatta;
- la domanda monitoria dovesse essere dichiarata improcedibile;
- il decreto ingiuntivo dovesse essere revocato.
La decisione richiama, quale precedente conforme, il Tribunale di Torre Annunziata, sent. n. 529 del 2023 e il Tribunale di Cosenza, sent. n. 136 del 2025.
5. L’onere di controllo grava sulla parte che deve attivare la mediazione
Un ulteriore profilo di interesse riguarda l’individuazione del soggetto responsabile della comunicazione.
L’art. 8, comma 1, attribuisce all’organismo il compito di effettuare la comunicazione. Tuttavia, secondo l’indirizzo richiamato nella giurisprudenza di merito più recente, questo dato organizzativo non esonera la parte onerata dalla procedibilità dal verificare che la procedura sia stata effettivamente e correttamente instaurata.
La parte che presenta la domanda deve quindi controllare:
- che la parte invitata sia stata correttamente individuata;
- che l’istanza sia stata comunicata al destinatario appropriato;
- che siano stati comunicati il giorno, l’ora e le modalità del primo incontro;
- che la ricezione sia documentabile;
- che eventuali rinvii siano comunicati con modalità parimenti idonee;
- che il soggetto comparso disponga dei poteri necessari.
La circostanza che la trasmissione materiale sia stata eseguita dalla segreteria dell’organismo non elimina il rischio processuale per l’istante. Se la mediazione è stata promossa per assolvere una condizione di procedibilità, l’istante deve essere in grado di dimostrare che la procedura abbia raggiunto il destinatario secondo modalità idonee.
In questa prospettiva si muovono anche il Tribunale di Lagonegro, sent. n. 251 del 2026 e il Tribunale di Aosta, sent. n. 77 del 2026. Il primo ha sottolineato che l’onere di verificare la correttezza della comunicazione grava sulla parte tenuta ad attivare la procedura; il secondo ha escluso, in assenza di specifiche circostanze, che la PEC al solo difensore costituito sia sufficiente.
6. Il procedimento di opposizione a decreto ingiuntivo
La ricaduta della decisione è particolarmente incisiva nell’opposizione a decreto ingiuntivo.
Dopo la pronuncia sulle istanze relative alla provvisoria esecuzione, il giudice può assegnare il termine per l’esperimento della mediazione. Ai sensi dell’art. 5-bis, l’onere di presentare la domanda grava sul creditore che ha introdotto il procedimento monitorio.
Se il creditore non attiva validamente la mediazione, non è sufficiente che dimostri di avere depositato una domanda presso un organismo. Deve dimostrare anche che la controparte sia stata correttamente convocata e posta in condizione di partecipare.
La trasmissione al solo difensore può quindi determinare una conseguenza doppia:
- il mancato avveramento della condizione di procedibilità;
- la revoca del decreto ingiuntivo.
L’esito non equivale necessariamente a una decisione sull’inesistenza del credito sostanziale, ma impedisce alla domanda monitoria di proseguire in quel giudizio. Per il creditore, la conseguenza processuale è tuttavia rilevante: la tutela ottenuta in sede monitoria viene meno e la parte deve valutare le ulteriori iniziative giudiziali, tenendo conto dei termini di prescrizione e decadenza applicabili.
Il principio della revoca del decreto ingiuntivo in caso di improcedibilità della domanda monitoria è stato recepito espressamente dal legislatore nell’art. 5-bis del d.lgs. n. 28/2010.
7. Un orientamento significativo, ma da applicare con attenzione
La pronuncia di Oristano presenta un interesse pratico evidente, ma non dovrebbe essere trasformata in una regola assoluta e svincolata dalle concrete modalità della comunicazione.
La questione decisiva non è soltanto se la comunicazione sia stata inviata a una PEC intestata al difensore. Occorre verificare anche:
- il contenuto della procura conferita al legale;
- l’eventuale elezione di domicilio espressamente riferita alla fase stragiudiziale e alla mediazione;
- l’esistenza di una procura sostanziale a partecipare e conciliare;
- l’effettiva conoscenza della procedura da parte della parte;
- la sua eventuale partecipazione all’incontro;
- la presenza di una condotta incompatibile con la volontà di contestare la regolarità della convocazione;
- il regolamento dell’organismo applicabile alla procedura.
La stessa giurisprudenza di merito richiamata nel dibattito mostra che il tema è ancora caratterizzato da orientamenti non uniformi. La tesi della comunicazione personale è tuttavia sostenuta da numerose pronunce recenti, tra cui il Tribunale di Cosenza, sent. n. 740 del 2026, che ha escluso la sufficienza della sola comunicazione al difensore e ha valorizzato la distinzione tra parte e avvocato.
Il professionista dovrà quindi evitare sia un automatismo favorevole alla validità della comunicazione al difensore, sia l’automatismo opposto secondo cui ogni comunicazione alla PEC del legale sarebbe necessariamente invalida. La valutazione deve essere condotta sulla documentazione della procedura e sui poteri effettivamente conferiti.
8. La posizione del difensore che riceve la convocazione
Il difensore che riceva la convocazione dell’organismo non dovrebbe limitarsi a considerarla un atto processuale ordinario.
In assenza di procura sostanziale o di specifica elezione di domicilio per la mediazione, è opportuno verificare immediatamente che la parte abbia ricevuto direttamente l’invito. Il difensore potrà trasmettere la comunicazione al cliente, ma questa attività, se non prevista o documentata come modalità di comunicazione idonea, non elimina necessariamente il problema della corretta convocazione da parte dell’organismo.
Sul piano prudenziale, il legale dovrebbe:
- informare immediatamente il cliente dell’avvio della mediazione;
- verificare con l’organismo la modalità utilizzata per la convocazione;
- chiedere conferma dell’eventuale comunicazione personale;
- documentare la ricezione da parte del cliente;
- acquisire una delega conforme all’art. 8, comma 4-bis, se il cliente non partecipa personalmente;
- eccepire tempestivamente eventuali irregolarità, evitando comportamenti che possano essere interpretati come accettazione della procedura.
Per il difensore della parte istante, invece, la verifica deve essere preventiva: la ricevuta PEC al legale costituito non dovrebbe essere considerata, da sola, una garanzia sufficiente della procedibilità.
9. La mediazione telematica non modifica il destinatario della comunicazione
La possibilità di svolgere la mediazione con modalità telematiche non incide, di per sé, sull’identificazione del destinatario della convocazione.
Gli artt. 8-bis e 8-ter del d.lgs. n. 28/2010 disciplinano rispettivamente la formazione digitale degli atti e lo svolgimento degli incontri mediante collegamento audiovisivo da remoto. La modalità telematica semplifica il luogo e la forma di partecipazione, ma non sostituisce la comunicazione alla parte né trasforma il difensore in destinatario automatico della convocazione.
Il corretto invio del link per il collegamento non sana quindi l’eventuale difetto della comunicazione personale dell’istanza e della data del primo incontro. Il professionista dovrà verificare separatamente:
- la validità della convocazione;
- la ricezione da parte della parte;
- l’identificazione del partecipante;
- la regolarità della delega;
- la validità delle sottoscrizioni del verbale e dell’accordo.
10. Indicazioni operative per il creditore opposto
Alla luce della sentenza di Oristano, il creditore opposto che sia onerato dell’attivazione della mediazione dovrebbe adottare una procedura documentale rigorosa.
Prima del deposito: verificare la materia, la competenza territoriale dell’organismo e i dati completi della controparte.
Al momento dell’avvio: chiedere all’organismo di comunicare la domanda e la convocazione direttamente alla parte, utilizzando un mezzo idoneo a documentare la ricezione. La trasmissione al difensore potrà essere aggiuntiva, ma non dovrebbe sostituire quella personale quando non esistano specifici poteri o elezioni di domicilio per la mediazione.
Prima dell’udienza di verifica: controllare il fascicolo dell’organismo e acquisire la prova delle comunicazioni effettuate, delle ricevute e dell’eventuale partecipazione o assenza della parte.
In caso di mancata partecipazione: distinguere l’assenza della parte regolarmente convocata dalla mancata convocazione. Solo nel primo caso possono assumere rilievo le conseguenze previste dall’art. 12-bis del d.lgs. n. 28/2010, tra cui la possibilità di desumere argomenti di prova e la condanna al pagamento di una somma pari al doppio del contributo unificato, quando ricorrano i presupposti normativi.
11. Conclusioni
La sentenza del Tribunale di Oristano n. 183/2026 pone l’accento su un profilo spesso sottovalutato: la procedibilità non dipende soltanto dal deposito della domanda di mediazione, ma dalla corretta instaurazione del contraddittorio stragiudiziale.
La comunicazione dell’istanza al solo difensore costituito, in assenza di specifici poteri o di un’elezione di domicilio riferita alla mediazione, è stata ritenuta inidonea a garantire la conoscenza personale della procedura. Nel giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo, l’errore può condurre all’improcedibilità della domanda monitoria e alla revoca del decreto.
Per il professionista, il dato operativo è chiaro: la convocazione deve essere trattata come un elemento da verificare e documentare con la stessa attenzione riservata alla domanda giudiziale. La responsabilità materiale della comunicazione può spettare all’organismo, ma il rischio processuale della mancata procedibilità ricade sulla parte che deve attivare la mediazione.
La prudenza impone, pertanto, di comunicare l’istanza direttamente alla parte, di conservare la prova della ricezione e di verificare i poteri del soggetto eventualmente delegato. In un sistema nel quale la mediazione costituisce condizione di procedibilità, la regolarità della convocazione non è un dettaglio organizzativo: è il presupposto per impedire che una controversia venga definita senza esame del merito e che un decreto ingiuntivo venga revocato per un vizio della procedura conciliativa.
A cura del Dott. Stefano Sogari
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