Delega in mediazione dopo il D.Lgs. 216/2024: firma non autenticata, poteri e insidie

1. Premessa: una norma di sistema

Tra le disposizioni introdotte dal d.lgs. 27 dicembre 2024, n. 216, l’art. 1, comma 1, lettera f) – che ha inserito il comma 4-bis nell’art. 8 del d.lgs. 28/2010 – potrebbe apparire, a una prima lettura, una norma di dettaglio. In realtà, essa incide su uno dei nodi più controversi della pratica della mediazione: la forma della delega per la partecipazione agli incontri.

La disposizione non si limita a risolvere un contrasto giurisprudenziale annoso, ma ridisegna l’equilibrio tra informalità del procedimento e garanzie di effettività, con ricadute immediate sulla validità della condizione di procedibilità e, in ultima analisi, sull’ammissibilità della domanda giudiziale.

2. L’art. 8, comma 4: la partecipazione personale come regola

Il comma 4 dell’art. 8 d.lgs. 28/2010 – rimasto invariato nel suo nucleo essenziale dopo il correttivo – pone la regola fondamentale:

«Le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione. In presenza di giustificati motivi, possono delegare un rappresentante a conoscenza dei fatti e munito dei poteri necessari per la composizione della controversia.»

La disposizione scolpisce un doppio presupposto per la validità della delega: un presupposto soggettivo (i giustificati motivi, che devono sussistere in capo al delegante) e un presupposto oggettivo (il delegato deve essere a conoscenza dei fatti e munito dei poteri dispositivi necessari).

Per i soggetti diversi dalle persone fisiche, il terzo periodo del comma 4 aggiunge una regola parzialmente diversa: essi partecipano «avvalendosi di rappresentanti o delegati a conoscenza dei fatti e muniti dei poteri necessari per la composizione della controversia». Qui il riferimento ai «giustificati motivi» non compare, trattandosi di una modalità ordinaria di partecipazione per enti e società, che per loro natura agiscono tramite rappresentanti.

Il quarto periodo – «Ove necessario, il mediatore chiede alle parti di dichiarare i poteri di rappresentanza e ne dà atto a verbale» – affida al mediatore un controllo sui poteri rappresentativi, ma con una formulazione volutamente elastica («ove necessario»), che non lo esonera dalla verifica quando emergano dubbi sulla legittimazione del delegato.

3. Il nuovo comma 4-bis: la delega a firma non autenticata

Il comma 4-bis, introdotto dall’art. 1, comma 1, lettera f), d.lgs. 216/2024, detta la disciplina formale della delega:

«La delega per la partecipazione all’incontro ai sensi del comma 4 è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata e contiene gli estremi del documento di identità del delegante. Nei casi di cui all’articolo 11, comma 7, il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Il delegato a partecipare all’incontro di mediazione cura la presentazione e la consegna della delega conferita in conformità al presente comma, unitamente a copia non autenticata del proprio documento di identità, per la loro acquisizione agli atti della procedura.»

La norma si articola su tre livelli:

3.1. Regola generale: firma non autenticata

La regola è chiara e perentoria: la delega «è conferita con atto sottoscritto con firma non autenticata». Non serve notaio, non serve pubblico ufficiale, non serve autentica del difensore. Basta una scrittura privata firmata dal delegante.

Questa scelta è coerente con il principio di informalità del procedimento di mediazione, sancito dall’art. 3, comma 3, del medesimo decreto, e risponde all’esigenza di non appesantire l’accesso alla mediazione con oneri formali che ne vanificherebbero la funzione deflattiva.

3.2. Elementi necessari della delega

Il comma 4-bis prescrive due elementi essenziali:

la sottoscrizione del delegante (con firma non autenticata);
gli estremi del documento di identità del delegante.

La ratio è evidente: l’indicazione degli estremi del documento di identità consente di identificare con certezza il delegante e di verificare la provenienza della delega, supplendo all’assenza di autentica notarile con un meccanismo di identificazione alternativo ma sufficientemente affidabile.

Non è prevista una forma sacramentale per il contenuto della delega, ma dalla lettura combinata dei commi 4 e 4-bis si ricava che la delega deve specificare: (a) l’oggetto (la partecipazione al procedimento di mediazione, con indicazione dell’organismo e, se possibile, del numero di procedimento); (b) i poteri conferiti (quelli «necessari per la composizione della controversia» ex comma 4); (c) gli estremi del documento di identità del delegante; (d) la data e la sottoscrizione.

3.3. Eccezione: art. 11, comma 7

Il comma 4-bis prevede un’eccezione: quando l’accordo di conciliazione ha ad oggetto uno dei contratti o atti previsti dall’art. 2643 c.c. (atti soggetti a trascrizione), «il delegante può conferire la delega con firma autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato».

Si noti l’uso del verbo «può»: non è un obbligo, ma una facoltà. Ciò significa che anche in questi casi la delega con firma non autenticata resta valida, ma il delegante ha la possibilità di optare per la forma autenticata, verosimilmente per anticipare il requisito di autentica che l’art. 11, comma 7, richiede per la trascrizione dell’accordo («la sottoscrizione dell’accordo di conciliazione deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato»).

La scelta del «può» anziché del «deve» rivela la volontà del legislatore di non irrigidire la fase della delega in funzione della natura dell’accordo eventualmente raggiungibile: la procura con firma non autenticata è sempre sufficiente per la partecipazione all’incontro; sarà poi l’accordo finale, se soggetto a trascrizione, a richiedere l’autentica.

3.4. Obblighi del delegato

Il delegato ha l’onere di presentare e consegnare la delega – unitamente a copia non autenticata del proprio documento di identità – per l’acquisizione agli atti della procedura. La norma non specifica in quale momento, ma è evidente che la consegna debba avvenire prima o contestualmente all’incontro, per consentire al mediatore e alle altre parti di verificare i poteri rappresentativi.

4. Il dibattito giurisprudenziale pre-correttivo

Per comprendere la portata innovativa del comma 4-bis, occorre ripercorrere il contrasto giurisprudenziale che la norma ha inteso comporre.

4.1. L’orientamento formalista

Un primo orientamento – maggioritario nella giurisprudenza di merito – riteneva necessaria una procura speciale sostanziale autenticata da notaio, escludendo che l’avvocato potesse autenticare la delega per la partecipazione alla mediazione.

Il Tribunale di Milano, n. 7492/2024, ha affermato che la procura speciale sostanziale, «avendo ad oggetto il conferimento del potere di partecipare alla mediazione e di disporre dei diritti sostanziali che ne sono oggetto, non può essere autenticata dal difensore, neppure se il potere è conferito allo stesso professionista, in quanto tale attività non rientra nei poteri di autentica dell’avvocato».

Il Tribunale di Napoli Nord, n. 3271/2024, aveva chiarito che «il conferimento del potere di partecipare in sostituzione della parte alla mediazione non rientra nei possibili contenuti della procura alle liti autenticabili direttamente dal difensore, neppure se il potere è conferito allo stesso professionista» e che «solo la procura notarile speciale, redatta per il singolo affare, è idonea a fornire le indispensabili garanzie sulla sua utilizzabilità nei riguardi di terzi».

Coerentemente, il Tribunale di Lagonegro ha ripetutamente affermato – con le sentenze n. 518/2024, n. 394/2024 e n. 248/2025 – che «la procura conferita mediante firma digitale ma priva di autentica notarile non integra valida procura sostanziale» e che la rappresentanza in mediazione «ha natura negoziale e non processuale, sicché non è sufficiente la procura alle liti autenticabile direttamente dal difensore».

Anche il Tribunale di Napoli Nord, n. 1030/2025, ha ribadito che «tale procura speciale sostanziale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale o da un notaio, non rientrando nei poteri di autentica dell’avvocato».

4.2. L’orientamento liberale

Un orientamento opposto è stato espresso dalla Corte d’Appello di Catania, n. 1593/2024, secondo cui «la procura speciale sostanziale che consente la rappresentanza della parte nella procedura di mediazione non deve necessariamente essere redatta per atto pubblico o per scrittura privata autenticata, essendo sufficiente il conferimento dei poteri a mezzo di delega in forma scritta».

La Corte catanese ha fondato questa conclusione su tre argomenti:

il principio di libertà delle forme di cui all’art. 1392 c.c.;
la circostanza che l’art. 8 non prescrive alcuna forma specifica per la delega;
il principio generale di informalità del procedimento di mediazione ex art. 3, comma 3, d.lgs. 28/2010.

4.3. La posizione della Cassazione

La Cassazione, con l’ordinanza n. 18106/2024, riprendendo il principio già affermato dalla nota sentenza n. 8473/2019, ha chiarito che la parte «deve conferire al terzo delegato, mediante procura avente lo specifico oggetto della partecipazione alla mediazione, il potere di disporre dei diritti sostanziali che ne sono oggetto», aggiungendo che «non è sufficiente la mera procura alle liti, essendo questa limitata ai poteri processuali conferiti al difensore e non comprensiva dei poteri conciliativi e dispositivi necessari per la partecipazione alla mediazione».

La Cassazione non si è tuttavia espressa in modo netto sulla necessità dell’autentica notarile, limitandosi a richiedere una «procura speciale sostanziale» distinta dalla procura alle liti. Questo silenzio ha alimentato il contrasto di merito, che il comma 4-bis ha ora risolto.

4.4. Il superamento del contrasto

Il comma 4-bis ha recepito l’orientamento liberale: la delega si conferisce con firma non autenticata. È sufficiente la scrittura privata, purché contenga gli estremi del documento di identità del delegante.

La scelta è netta e dovrebbe ritenersi immediatamente applicabile a tutti i procedimenti di mediazione successivi all’entrata in vigore del correttivo, nonché – in assenza di una disciplina transitoria contraria – ai procedimenti pendenti per i quali non sia stata ancora conferita la delega. Per i procedimenti in cui la delega è già stata conferita prima del correttivo, la validità formale andrà valutata alla luce della disciplina previgente e dell’orientamento giurisprudenziale seguito dal giudice adito.

5. I poteri del delegato: ampiezza, autonomia, sub-delega

Se il comma 4-bis ha risolto la questione formale, resta aperta – e anzi si accentua – la questione sostanziale: quali poteri deve avere il delegato?

5.1. Poteri pieni e autonomi

L’art. 8, comma 4, richiede che il delegato sia «munito dei poteri necessari per la composizione della controversia». La giurisprudenza ha interpretato questa formula in senso rigoroso: il delegato non può essere un mero «veicolo di decisioni assunte da altri».

Il Tribunale di Pavia, n. 704/2025, ha affermato con chiarezza che «il rappresentante o delegato della parte deve essere munito dei poteri necessari non solo per negoziare il possibile contenuto di un accordo, ma anche per assumere autonomamente la determinazione di transigere o conciliare a determinate condizioni». Non integra questo presupposto «la procura che subordini il potere di conciliare alle determinazioni che saranno assunte da altri organi deliberanti, poiché il delegato non può rivestire la mera posizione di veicolo di decisioni assunte da altri».

Questo principio è di particolare rilievo per le società e gli enti, i cui rappresentanti devono essere muniti di poteri effettivi e non condizionati a ratifiche successive. Una procura che subordini il potere transattivo all’approvazione del consiglio di amministrazione o dell’assemblea non soddisfa il requisito del comma 4 e rende la partecipazione tamquam non esset.

5.2. Sub-delega

Un ulteriore profilo critico riguarda la sub-delega. Il Tribunale di Foggia, n. 1083/2025, ha affermato che «in applicazione del principio delegatus non potest delegare, il difensore o il terzo che abbia ricevuto procura speciale sostanziale per la partecipazione alla mediazione non può a sua volta trasferire i poteri ricevuti ad altro soggetto, salvo espressa autorizzazione in tal senso».

Coerentemente, il Tribunale di Milano ha escluso che formule generiche come «ogni più ampia facoltà e potere» possano fondare il potere di sub-delega, potendosi al più ricomprendere in tali espressioni «il solo potere di farsi sostituire da altro legale con funzioni di mera assistenza legale».

Ne consegue che, quando il delegante intenda consentire la sub-delega, deve farlo con espressa e specifica clausola. In assenza, solo il delegato nominato può validamente partecipare.

5.3. Procura alle liti vs. procura sostanziale

Un punto fermo, ribadito da tutta la giurisprudenza, è l’insufficienza della procura alle liti. La Cassazione n. 18106/2024 ha confermato che «la procura sostanziale richiesta è diversa ed aggiuntiva rispetto alla procura alle liti e deve essere specificamente finalizzata alla partecipazione al procedimento di mediazione e alla disposizione dei diritti in sede conciliativa».

In termini pratici: l’avvocato che si presenta in mediazione con la sola procura alle liti – anche se contenente «ogni più ampio potere» – non è legittimato a rappresentare la parte. Occorre una procura ad hoc, il cui oggetto sia specificamente la partecipazione alla mediazione e la disposizione dei diritti controversi.

6. Giustificati motivi e controllo del giudice

La delega è ammessa solo «in presenza di giustificati motivi». La giurisprudenza del Tribunale di Firenze ha precisato che i giustificati motivi devono consistere in «ragioni specifiche e circostanziate, inerenti a impedimenti non altrimenti superabili», escludendo che possano integrare tale requisito «riferimenti generici a ragioni lavorative prive dell’indicazione di uno specifico impegno».

L’omessa giustificazione non vizia di per sé la procedura se la controparte non la eccepisce e il mediatore non la rileva; tuttavia, in sede giudiziale, il giudice chiamato a verificare la condizione di procedibilità può sindacare l’esistenza dei giustificati motivi, con conseguente declaratoria di improcedibilità in caso di assenza ingiustificata.

Va segnalato che l’introduzione dell’art. 8-ter da parte del correttivo – che consente a ciascuna parte di partecipare da remoto – restringe ulteriormente lo spazio per i giustificati motivi fondati su ragioni logistiche o geografiche: se la parte può collegarsi da remoto, la distanza fisica dall’organismo non è più un giustificato motivo per delegare.

Quanto ai soggetti diversi dalle persone fisiche, come si è detto, il comma 4 non richiede giustificati motivi, operando la delega come modalità ordinaria di partecipazione. Resta fermo, per essi, il requisito dei poteri pieni e autonomi.

7. Le insidie per il professionista

7.1. Delega generica o priva degli estremi del documento

La prima insidia deriva dalla mancata indicazione degli estremi del documento di identità del delegante. Il comma 4-bis li richiede espressamente; la loro omissione potrebbe essere ritenuta causa di invalidità della delega, con conseguente improcedibilità.

7.2. Delega a poteri limitati

La delega che – soprattutto per le società – subordini il potere transattivo a ratifiche di organi interni è inadeguata. Il delegato deve poter disporre dei diritti controversi in piena autonomia. Una clausola del tipo «ferme restando le determinazioni che saranno assunte dal consiglio di amministrazione» invalida la partecipazione, come affermato dal Tribunale di Pavia.

7.3. Sub-delega non autorizzata

L’avvocato che ha ricevuto la procura sostanziale non può delegare un collega a partecipare in sua vece, salvo che la procura contenga un’espressa autorizzazione in tal senso. La prassi – diffusa – di far partecipare all’incontro un sostituto processuale o un praticante è ad alto rischio.

7.4. Confusione tra procura alle liti e procura sostanziale

L’errore più frequente: presentarsi in mediazione con la sola procura alle liti, ritenendo che essa – soprattutto se ampia – abiliti anche alla partecipazione al procedimento. La Cassazione è stata chiara: serve una procura aggiuntiva e specifica.

7.5. Il caso dell’accordo soggetto a trascrizione

Quando la controversia ha ad oggetto diritti reali immobiliari (art. 2643 c.c.), l’art. 11, comma 7, richiede che la sottoscrizione dell’accordo sia autenticata da pubblico ufficiale ai fini della trascrizione. Il comma 4-bis chiarisce che la delega può essere conferita con firma autenticata, ma non lo impone. Tuttavia, se l’accordo finale necessiterà di autentica per la trascrizione, potrebbe essere opportuno conferire sin dall’inizio una delega con firma autenticata, per evitare che l’accordo eventualmente raggiunto non sia trascrivibile per vizio della procura a monte. È una scelta di prudenza, non un obbligo normativo.

7.6. Il controllo del mediatore e l’apparente sanatoria

Il fatto che il mediatore non abbia sollevato obiezioni sui poteri rappresentativi non sana il vizio della delega. Il Tribunale di Pavia ha affermato che «l’assenza di eccezioni sollevate nell’ambito del procedimento stesso o l’eventuale inerzia del mediatore nel verificare i poteri» non sono idonee a sanare l’invalidità della partecipazione. Il controllo del giudice in sede di verifica della condizione di procedibilità è pieno e autonomo.

8. Indicazioni operative

8.1. Per l’avvocato della parte che intende delegare

Redigere una delega specifica: atto scritto, firmato dal delegante con firma non autenticata, contenente gli estremi del documento di identità del delegante, l’indicazione specifica dell’organismo e del procedimento di mediazione, il conferimento espresso dei poteri di disporre dei diritti sostanziali oggetto della controversia, ivi incluso il potere di conciliare, transigere e sottoscrivere l’accordo.
Per le società: verificare che il delegato abbia poteri statutari sufficienti o, in mancanza, far deliberare una procura speciale dall’organo competente con poteri pieni e non condizionati. La procura non deve contenere clausole che subordinino il potere transattivo a successive ratifiche.
Se si prevede la possibilità di sub-delega: inserire un’espressa clausola autorizzativa.

8.2. Per l’avvocato della controparte

Verificare tempestivamente la delega: all’inizio dell’incontro, chiedere al mediatore di verificare i poteri del delegato della controparte e di darne atto a verbale. Se la delega è assente, incompleta o inadeguata, formulare espressa riserva.
Eccepire il vizio alla prima udienza: l’improcedibilità va eccepita «non oltre la prima udienza» (art. 5, comma 2). Un’eccezione tardiva è preclusa.

8.3. Per il mediatore

Acquisire la delega prima dell’incontro: sollecitare il delegato a trasmettere la delega e la copia del documento di identità prima dell’incontro, per consentire la verifica preventiva.
Verificare la completezza della delega: controllare che contenga gli estremi del documento del delegante, la specificazione dell’oggetto e dei poteri, la sottoscrizione. Di ogni verifica dare atto a verbale.
In caso di delega inadeguata: rinviare l’incontro per consentire la regolarizzazione, dandone atto a verbale. Non procedere nell’erronea convinzione che la mera presenza del delegato sia sufficiente.

Il correttivo 2024 ha semplificato la forma della delega, eliminando il dubbio sulla necessità dell’autentica notarile, ma ha al contempo confermato – per implicito – il rigore sostanziale dei requisiti di contenuto. La firma non autenticata è sufficiente, ma i poteri devono essere pieni, specifici e autonomi.

In questo equilibrio tra libertà formale e rigore sostanziale si gioca la validità del procedimento di mediazione – e, con essa, la procedibilità della domanda giudiziale. La posta in gioco, per il professionista, è troppo alta per consentire approssimazioni.