Firme digitali, collegamenti audiovisivi e conservazione degli atti nella mediazione internazionale: criticità operative e soluzioni dopo il d.lgs. 216/2024
Sommario: 1. Il doppio binario telematico: architettura degli artt. 8-bis e 8-ter. — 2. Firme
digitali: il flusso operativo e le criticità cross-border. — 3. L’asimmetria dell’art. 8-ter,
comma 4: il diritto di veto che blocca la transfrontalierità. — 4. Collegamenti audiovisivi:
standard tecnici e insidie pratiche. — 5. Delega, giustificati motivi e partecipazione da
remoto: la giurisprudenza di merito. — 6. La conservazione degli atti: art. 8-bis, comma 4,
e art. 43 CAD. — 7. Criticità probatorie: PEC, ricevute e formato .eml. — 8. Soluzioni
operative per avvocati e mediatori.
- Il doppio binario telematico: architettura degli artt. 8-bis e 8-ter
Il d.lgs. 216/2024 (Correttivo Cartabia) ha riscritto l’impianto della mediazione telematica,
scorporando la disciplina in due norme distinte che rispondono a due fattispecie diverse.
L’art. 8-bis disciplina la mediazione interamente telematica. Il procedimento nasce e si
sviluppa in ambiente digitale: gli atti sono formati dal mediatore e sottoscritti nel rispetto
del CAD (d.lgs. 82/2005); a conclusione, il mediatore forma un unico documento
informatico contenente verbale ed eventuale accordo, lo invia alle parti per la firma,
verifica l’apposizione, la validità e l’integrità delle firme, appone la propria e ne cura il
deposito presso la segreteria dell’organismo. La conservazione e l’esibizione dei
documenti avvengono in conformità all’art. 43 CAD.
L’art. 8-ter disciplina invece la partecipazione da remoto a una mediazione che si svolge
(almeno per alcuni partecipanti) in presenza. È il modello ibrido: ciascuna parte «può
sempre chiedere» di partecipare con collegamento audiovisivo da remoto, e i sistemi
utilizzati devono assicurare «la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle
persone collegate».
La norma di raccordo è l’art. 3, comma 4, che oggi recita: «La mediazione può svolgersi
secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell’organismo, nel rispetto
dell’articolo 8-bis, e gli incontri di mediazione possono svolgersi con modalità audiovisive
da remoto, nel rispetto dell’articolo 8-ter».
Questa bipartizione non è un mero esercizio di drafting. Ha conseguenze radicalmente
diverse sui tre pilastri operativi che esamineremo: firme, collegamenti, conservazione. - Firme digitali: il flusso operativo e le criticità cross-border
Il flusso della firma nell’art. 8-bis è lineare: documento informatico fi invio alle parti fi
firma digitale o elettronica qualificata fi restituzione al mediatore fi verifica e deposito. La
disposizione usa l’avverbio «immediatamente» per scandire l’obbligo di firma e
restituzione, con l’evidente intento di riprodurre in ambiente digitale la simultaneità della
sottoscrizione in presenza.
Tre sono le criticità che emergono nella prassi, amplificate quando la mediazione assume
carattere transfrontaliero.
2.1. Il tipo di firma richiesto
L’art. 8-bis rinvia al CAD. L’art. 20, comma 1-bis, CAD stabilisce che il documento
informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia dell’art. 2702 c.c. quando
vi è apposta «una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma
elettronica avanzata». La norma non si accontenta della firma elettronica semplice (FES).
La distinzione non è accademica. La Corte d’Appello di Firenze, con un filone
giurisprudenziale ormai consolidato — sentenza n. 2135/2025, n. 2137/2025, n.
2201/2025, n. 2209/2025, n. 2124/2025, n. 1694/2025, n. 130/2026, n. 2092/2025 — ha
ripetutamente affermato che la firma elettronica semplice (come quella apposta tramite
software Yousign) «non è una firma elettronica qualificata o avanzata, riconducibile alla
categoria della “firma digitale” come definita nell’art. 24 del Codice dell’Amministrazione
Digitale (e a monte nel regolamento UE 910/14, cosiddetto regolamento eIDAS), in quanto
non risulta rispettata la condizione che l’autore venga identificato e verificato in modo
inequivoco sulla base di un certificato rilasciato da un ente certificatore qualificato».
Tuttavia, la stessa Corte ha chiarito — in un contesto di procura alle liti, ma con argomenti
trasponibili — che la FES non è priva di validità giuridica: ai sensi del considerando 49 e
dell’art. 25, comma 1, del regolamento eIDAS, «a una firma elettronica non possono
essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il
solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme
elettroniche qualificate». La FES produce effetti giuridici, ma non soddisfa il requisito di
forma scritta richiesto dall’art. 20, comma 1-bis, CAD e quindi non è idonea a integrare il
documento informatico previsto dall’art. 8-bis.
Il corollario pratico è netto: nel procedimento di mediazione telematica, le parti devono
disporre di un kit di firma digitale o elettronica qualificata (smart card, token USB, firma
remota). Non bastano le soluzioni di firma elettronica semplice, per quanto diffuse e
user-friendly.
2.2. Il mutuo riconoscimento cross-border delle firme
Quando una parte risiede in un altro Stato membro, la firma digitale italiana può non
essere disponibile. Qui soccorre il regolamento UE 910/2014 (eIDAS), il cui art. 25,
paragrafo 3, stabilisce che «una firma elettronica qualificata basata su un certificato
qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata
in tutti gli altri Stati membri». L’art. 24-bis, introdotto dal regolamento 2024/1183, ha
ulteriormente rafforzato il principio.
Nella pratica, però, la verifica della qualifica del certificato estero non è banale. Il
mediatore che riceve un documento firmato con una firma qualificata tedesca o francese
deve poter accedere alla trusted list dello Stato membro di rilascio per verificare che il
prestatore di servizi fiduciari sia effettivamente qualificato. È un controllo che richiede
competenze tecniche che la maggior parte dei mediatori e delle segreterie degli organismi
non possiede. Il rischio è che, in mancanza di verifica, l’accordo venga omologato su un
titolo che presenta un vizio genetico.
La Corte di Giustizia UE, con la sentenza n. 905 del 17 ottobre 2024, ha chiarito che il
regolamento eIDAS «non osta a una normativa nazionale che subordina il deposito
elettronico di atti processuali presso gli organi giurisdizionali alla disponibilità di un sistema
informatico adeguato», ma il principio di non discriminazione delle firme elettroniche
qualificate resta il cardine del sistema.
2.3. La nullità del verbale per difetto di firma
La giurisprudenza di merito è inflessibile sul punto. Il Tribunale di Torre Annunziata,
sentenza n. 1468/2026, ha affermato che «quando la mediazione si svolge in modalità
telematica, gli atti del procedimento devono essere sottoscritti con firma digitale da tutti i
partecipanti, ai sensi dell’art. 8-bis, comma 1, D.Lgs. n. 28/2010; la mancanza di tale
sottoscrizione da parte delle parti partecipanti determina la nullità del verbale e l’irritualità
della procedura». Il Tribunale di Salerno, sentenza n. 2712/2025, ha dichiarato
inammissibile l’impugnazione di delibera condominiale perché nel verbale di mediazione
telematica «mancava la sottoscrizione digitale della parte attrice presente
telematicamente, senza che fosse dato atto della mancanza di strumenti di firma digitale
né di delega al legale per la sottoscrizione». - L’asimmetria dell’art. 8-ter, comma 4: il diritto di veto che blocca la transfrontalierità
Qui risiede la criticità più dirompente per le mediazioni cross-border. L’art. 8-ter, comma 3,
prevede che quando il mediatore deve acquisire le firme in un incontro con partecipanti da
remoto, «con il consenso di tutte le parti, le firme sono apposte nel rispetto delle
disposizioni del CAD». Fin qui, tutto lineare: se tutti acconsentono, si firma digitalmente.
Ma il comma 4 aggiunge: «Se non vi è il consenso previsto dal comma 3, le firme di tutti i
partecipanti sono apposte in modalità analogica avanti al mediatore».
La conseguenza è dirompente. In una mediazione transfrontaliera dove una parte è
collegata da Berlino e l’altra è presente a Milano, se anche una sola parte — per qualsiasi
ragione: diffidenza verso il digitale, timore di contestazioni, scelta strategica dilatoria —
nega il consenso alla firma digitale, tutti i partecipanti devono recarsi fisicamente «avanti
al mediatore» per la sottoscrizione analogica. La parte tedesca che aveva legittimamente
confidato nel collegamento da remoto deve prendere un aereo per firmare.
Il comma 5 chiude con un appello alla cooperazione: «Le parti cooperano in buona fede e
lealmente affinché gli atti formati durante un incontro al quale una o più parti partecipano
con le modalità previste dal presente articolo siano firmati senza indugio». È una clausola
di stile — priva di meccanismi sanzionatori specifici — che non neutralizza il potere di veto
del comma 4.
Nella prassi, il Tribunale di Brescia, sentenza n. 3207/2026, ha offerto una via di uscita:
nel caso esaminato, le parti collegate da remoto avevano dichiarato di non essere munite
degli strumenti per la firma digitale e avevano delegato i rispettivi difensori alla
sottoscrizione, previo conferimento di procura sostanziale. Il Tribunale ha ritenuto valida la
procedura, affermando che «nella mediazione da remoto disciplinata dall’art. 8 ter del
D.Lgs. n. 28/2010 […] la sottoscrizione dell’eventuale accordo raggiunto può avvenire
anche mediante delega ai procuratori ove muniti di procura sostanziale».
È una soluzione operativa preziosa, ma non sempre praticabile: richiede un’accorta
pianificazione preventiva e la disponibilità di tutte le parti a conferire procure sostanziali ai
difensori. Inoltre, il Tribunale di Brescia ha precisato che l’accordo di mediazione
costituisce «una scrittura privata autenticata ai sensi dell’art. 2702 c.c.» e che
l’autenticazione notarile è richiesta solo quando l’accordo ha ad oggetto atti soggetti a
trascrizione ex art. 2643 c.c. - Collegamenti audiovisivi: standard tecnici e insidie pratiche
L’art. 8-ter, comma 2, richiede che i sistemi di collegamento audiovisivo assicurino «la
contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate». La formula
ricalca quella del processo civile telematico ed è volutamente generica: il legislatore non
ha voluto ingessare la norma su una specifica piattaforma.
Tuttavia, questa genericità è anche la fonte delle criticità. Quali piattaforme soddisfano lo
standard? Zoom, Teams, Google Meet? Cosa accade se la connessione è instabile, se
l’audio si interrompe, se la parte partecipa da un luogo che non garantisce la riservatezza
(un open space, un’aeroporto)?
La giurisprudenza di merito ha fornito alcune coordinate. Il Tribunale di Firenze, sentenza
n. 924/2024, ha affermato che la mancanza di strumenti idonei a partecipare da remoto
non costituisce giustificato motivo per delegare un terzo, perché «appartiene al notorio la
generale disponibilità e/o agevole reperibilità di dispositivi telematici che siano in grado di
consentire una connessione ad internet e, quindi, la partecipazione ad una
videoconferenza; basti por mente alla possibilità di utilizzo, in tale senso, del dispositivo
mobile quale il telefono cellulare». Il Tribunale di Firenze, sentenza n. 2482/2024, ha
aggiunto che i giustificati motivi devono essere «rappresentativi di un effettivo e
permanente impedimento alla partecipazione personale, anche in modalità da remoto».
Questo orientamento ha un risvolto pratico rilevante: la parte che eccepisce l’impossibilità
di collegarsi da remoto deve provare un impedimento effettivo e permanente, non una
mera difficoltà contingente. Lo smartphone è considerato uno strumento sufficiente.
Sul fronte della riservatezza, l’art. 9 d.lgs. 28/2010 impone il dovere di riservatezza per tutti
i partecipanti. In una mediazione con collegamento da remoto, il mediatore deve accertarsi
— per quanto possibile — che ciascun partecipante si trovi in un ambiente che garantisca
la riservatezza della sessione. È una verifica complessa, che richiede al mediatore un
ruolo di regia tecnica oltre che di facilitazione negoziale. - Delega, giustificati motivi e partecipazione da remoto: la giurisprudenza di merito
Un altro snodo critico emerso nella prassi riguarda la partecipazione tramite delegato nella
mediazione telematica o da remoto. L’art. 8, comma 4, d.lgs. 28/2010 prevede che le parti
partecipano personalmente e possono delegare un rappresentante solo «in presenza di
giustificati motivi». L’art. 8, comma 4-bis, richiede che la delega sia conferita con «atto
sottoscritto con firma non autenticata» e contenga «gli estremi del documento di identità
del delegante».
Il Tribunale di Firenze, sentenza n. 924/2024, ha escluso che costituiscano giustificati
motivi: il tecnicismo della materia (già connaturato ai procedimenti giudiziari), le generiche
ragioni lavorative non provate, la distanza della residenza (specie quando la parte abbia
volontariamente scelto quel foro), e la mancanza di strumenti per il collegamento da
remoto.
Il Tribunale di Firenze, sentenza n. 1542/2024, ha ulteriormente precisato che la procura
speciale sostanziale deve riferirsi specificamente alla procedura di mediazione in corso e
che una procura che faccia riferimento a un diverso giudizio è inidonea.
Il Tribunale di Avellino, sentenza n. 857/2026, ha dichiarato improcedibile la domanda
perché le deleghe erano prive di elementi anagrafici completi e non conferivano al
delegato il potere di disporre dei diritti sostanziali dei deleganti. Inoltre, il partecipante da
remoto aveva apposto firma analogica anziché digitale sul verbale: anche questo è stato
considerato motivo di irregolarità.
Il Tribunale di Torre Annunziata, sentenza n. 1468/2026, ha ribadito che «la mera procura
alle liti non è sufficiente a conferire al difensore il potere di partecipare in sostituzione della
parte alla mediazione obbligatoria»: serve una procura speciale sostanziale, che indichi
specificamente l’oggetto dell’attività delegata. - La conservazione degli atti: art. 8-bis, comma 4, e art. 43 CAD
L’art. 8-bis, comma 4, stabilisce che «la conservazione e l’esibizione dei documenti del
procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura
dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del
2005». L’art. 43 CAD prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione «si
intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti
originali e sono conformi alle Linee guida».
A sua volta, l’art. 11, comma 6, d.lgs. 28/2010 — applicabile anche alla mediazione
telematica, fatte salve le specificità della conservazione digitale — impone all’organismo
l’obbligo di «conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio
dalla data della loro conclusione».
Due criticità si pongono in chiave cross-border.
a) La durata della conservazione. Il triennio previsto dall’art. 11, comma 6, è un termine
minimo pensato per il contenzioso domestico. In una controversia transfrontaliera, dove i
termini per l’esecuzione o l’impugnazione dell’accordo in altri Stati membri possono essere
più lunghi, tre anni possono risultare insufficienti. L’art. 43 CAD non fissa un termine
massimo: spetta all’organismo, in sede di regolamento, prevedere termini di
conservazione adeguati alla natura transfrontaliera della controversia.
b) La conservazione a norma eIDAS. Per le firme elettroniche qualificate, il regolamento
eIDAS (art. 34) prevede un servizio di conservazione qualificato che garantisca «la
durabilità e la leggibilità dei dati oltre il periodo di validità tecnologica». Non tutti gli
organismi di mediazione si avvalgono di conservatori accreditati AgID. Il rischio è che, a
distanza di anni, il documento informatico non sia più leggibile o che la firma digitale non
sia più verificabile per scadenza dei certificati. - Criticità probatorie: PEC, ricevute e formato .eml
Un ulteriore profilo critico, emerso nella prassi giurisprudenziale, riguarda la
comunicazione degli atti della mediazione telematica e la loro prova in giudizio.
Il Tribunale di Torre Annunziata, sentenza n. 315/2026, ha affermato che nel processo
civile telematico la prova della comunicazione a mezzo PEC richiede il deposito delle
ricevute di accettazione e consegna «esclusivamente in formato .eml o .msg» e che «la
riproduzione in formato PDF di un messaggio di posta elettronica certificata, priva di
attestazione di conformità e senza produzione della ricevuta di avvenuta consegna, non
costituisce prova valida dell’avvenuta conoscenza da parte del destinatario».
La Corte d’Appello di Torino, sentenza n. 824/2026, ha confermato il principio, precisando
che solo i formati .eml o .msg «consentono di verificare, attraverso l’apertura del file, la
presenza dell’atto comunicato con la PEC e l’effettiva consegna al destinatario».
Nella mediazione transfrontaliera, dove le comunicazioni possono avvenire tramite
provider di PEC esteri o servizi di recapito certificato qualificato ai sensi eIDAS, la
questione probatoria si complica ulteriormente. Il mediatore e l’organismo devono
assicurarsi di conservare le ricevute in formato nativo, non in semplici screenshot o PDF
non attestati. - Soluzioni operative per avvocati e mediatori
Dall’analisi delle criticità emergono alcune linee guida operative.
Per l’avvocato - Verificare preventivamente il kit di firma del cliente. Prima di avviare una mediazione
telematica, accertarsi che il cliente disponga di firma digitale o elettronica qualificata. Se il
cliente risiede all’estero, verificare che la firma sia basata su un certificato qualificato
incluso nella trusted list dello Stato membro di appartenenza. - Gestire l’asimmetria dell’art. 8-ter, comma 4. Nella convenzione di mediazione o
nell’accordo procedimentale, inserire una clausola con cui le parti si impegnano
reciprocamente a consentire la sottoscrizione digitale degli atti, superando così il diritto di
veto ex art. 8-ter, comma 4. In subordine, farsi conferire procura speciale sostanziale dal
cliente, con poteri espressi di sottoscrizione dell’accordo, per prevenire l’ipotesi della firma
analogica «avanti al mediatore». - Curare la delega. Se il cliente delega un terzo, la procura deve: (a) indicare gli estremi
completi del documento di identità del delegante; (b) specificare l’oggetto della
mediazione; (c) conferire poteri dispositivi pieni, anche transattivi, sui diritti controversi; (d)
essere sottoscritta con firma non autenticata ma completa. La giurisprudenza citata
mostra che deleghe generiche o riferite a giudizi diversi sono sistematicamente censurate. - Produrre le ricevute PEC in formato nativo. Al momento di provare in giudizio l’avvenuta
comunicazione della domanda di mediazione o del verbale, depositare sempre i file .eml o
.msg, non semplici PDF.
Per il mediatore e l’organismo - Verificare la validità delle firme. Prima di apporre la propria firma sul documento
conclusivo, il mediatore deve verificare — anche tramite strumenti di validazione
automatica — che tutte le firme siano basate su certificati qualificati validi, non revocati né
scaduti. Per le firme estere, consultare la trusted list dello Stato membro di rilascio. - Dare atto a verbale degli eventuali impedimenti tecnici. Se una parte è sprovvista di
strumenti di firma digitale, il mediatore deve darne atto espressamente nel verbale,
indicando la delega conferita al difensore o a un procuratore speciale per la sottoscrizione.
Il silenzio sul punto è stato sanzionato come motivo di nullità del verbale (Tribunale
Salerno n. 2712/2025). - Adottare un sistema di conservazione a norma. L’organismo deve dotarsi di un
conservatore accreditato AgID per la conservazione digitale dei documenti di mediazione,
in conformità all’art. 43 CAD e al regolamento eIDAS. Il termine triennale dell’art. 11,
comma 6, dovrebbe essere esteso — almeno per le controversie cross-border — a un
periodo congruo, non inferiore a dieci anni, per tener conto dei termini di prescrizione e
decadenza dei vari ordinamenti. - Garantire la riservatezza del collegamento. Il regolamento dell’organismo dovrebbe
prevedere che ciascun partecipante da remoto attesti, all’inizio di ogni sessione, di trovarsi
in un ambiente idoneo a garantire la riservatezza del colloquio. La piattaforma utilizzata
dovrebbe offrire crittografia end-to-end e autenticazione a due fattori.
In conclusione. Gli artt. 8-bis e 8-ter rappresentano un’avanzata infrastruttura normativa
per la mediazione digitale, ma la loro applicazione cross-border sconta criticità che il solo
testo normativo non risolve. Il diritto di veto sulla firma digitale ex art. 8-ter, comma 4, la
verifica delle firme qualificate estere, la conservazione a lungo termine dei documenti
informatici e la prova delle comunicazioni telematiche richiedono un’accortezza operativa
che va ben oltre la mera conoscenza della norma. Come sempre accade quando il diritto
incontra la tecnologia, la differenza tra una procedura valida e una dichiarata irrituale sta
nei dettagli: il formato di una ricevuta, il tipo di certificato di firma, la completezza di una
delega. La giurisprudenza di merito degli ultimi due anni ha tracciato un sentiero
sufficientemente chiaro. Spetta ai professionisti percorrerlo con la dovuta attenzione.
