L’obbligo antiriciclaggio degli organismi di mediazione: soggetti obbligati, presidi.

La normativa antiriciclaggio ha progressivamente esteso il proprio raggio applicativo ben oltre i confini del sistema bancario e finanziario, fino a ricomprendere attività professionali e servizi un tempo estranei alla logica della prevenzione. Fra questi, un posto di rilievo occupa la mediazione civile e commerciale, attratta nell’orbita del d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 (di seguito, «decreto antiriciclaggio») in virtù di una scelta legislativa che merita di essere esaminata nel suo fondamento e nelle sue implicazioni operative. L’art. 3, comma 5, lettera g), del decreto antiriciclaggio annovera espressamente tra gli «altri operatori non finanziari» — categoria residuale ma non per questo meno presidiata — «i soggetti che esercitano attività di mediazione civile, ai sensi dell’articolo 60 della legge 18 giugno 2009, n. 69».

Il rinvio all’art. 60 della legge n. 69/2009 non è una scelta neutra: la disposizione delegava il Governo a disciplinare la mediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali e fissava, tra i principi e criteri direttivi, che la mediazione fosse «svolta da organismi professionali e indipendenti, stabilmente destinati all’erogazione del servizio di conciliazione» (art. 60, comma 3, lett. b, l. 69/2009).

Il legislatore antiriciclaggio, dunque, non ha inteso colpire il singolo professionista che occasionalmente facilita una conciliazione, ma ha calibrato l’obbligo sulla dimensione organizzativa e imprenditoriale del servizio: ciò che rileva è l’esercizio professionale e stabile dell’attività di mediazione, tipicamente imputabile a un organismo iscritto nel registro ministeriale.

Il soggetto obbligato è l’organismo di mediazione e non il singolo mediatore

La prima questione che si pone all’interprete — e alla quale il Consiglio Nazionale Forense ha dedicato il documento di FAQ del giugno 2026 — attiene all’individuazione del soggetto su cui gravano gli obblighi antiriciclaggio: l’organismo di mediazione (ODM) o il singolo mediatore persona fisica?

La risposta, allo stato della normativa, è nel senso che soggetto obbligato è l’organismo di mediazione. Depongono in questa direzione plurimi argomenti.

In primo luogo, l’argomento testuale: l’art. 3, comma 5, lett. g), menziona i «soggetti che esercitano attività di mediazione civile» con rinvio all’art. 60 della legge n. 69/2009, il quale a sua volta indica come soggetti deputati allo svolgimento della mediazione gli «organismi professionali e indipendenti, stabilmente destinati all’erogazione del servizio di conciliazione». Il cerchio si chiude: l’attività di mediazione civile ex lege 69/2009 è concepita come attività d’impresa esercitata da un’entità organizzata, non come prestazione individuale.

In secondo luogo, l’argomento contrattuale: il rapporto di mediazione intercorre tra le parti e l’organismo, non tra le parti e il mediatore persona fisica incaricato dall’organismo. È l’ODM che assume l’incarico, percepisce l’indennità, risponde dell’organizzazione del servizio. Il mediatore designato per il singolo procedimento opera quale ausiliario dell’organismo, in un rapporto di preposizione che evoca lo schema dell’art. 2049 c.c.

Questa conclusione — già delineata dal CNF — trova conforto indiretto nella giurisprudenza di legittimità formatasi in materia di mediazione immobiliare, ove si è costantemente affermato che «gli ausiliari del mediatore o di una società di mediazione sono tenuti all’iscrizione nel ruolo solo quando essi risultino assegnati allo svolgimento di attività mediatizia in senso proprio, della quale compiono gli atti a rilevanza esterna, con efficacia nei confronti dei soggetti intermediati, e impegnativi per l’ente da cui dipendono.

Sebbene tale orientamento di legittimità riguardi la mediazione immobiliare ex art. 1754 c.c., la distinzione tra organismo (o società) e ausiliario è concettualmente trasponibile alla mediazione civile ex d.lgs. 28/2010, con la precisazione — non irrilevante — che nella mediazione civile l’organismo è iscritto in un registro ministeriale ed è esso stesso il soggetto che riceve e gestisce la domanda.

Corollario di questa impostazione è che il co-obbligato persona fisica, ai fini sanzionatori, va individuato nel legale rappresentante dell’ODM, secondo lo schema della solidarietà di cui all’art. 6 della l. 689/1981, e non nel singolo mediatore designato per il procedimento.

Vale tuttavia la pena di segnalare che la giurisprudenza di legittimità in materia di sanzioni antiriciclaggio ha ripetutamente affermato la responsabilità dei titolari di funzioni di amministrazione, direzione e controllo che, «non assolvendo in tutto o in parte ai compiti direttamente o indirettamente correlati alla funzione o all’incarico, hanno agevolato, facilitato o comunque reso possibili le violazioni» (cfr. art. 62, comma 2, d.lgs. 231/2007; Cass. civ., Sez. II, n. 20647/2018). Il che conferma che il baricentro della responsabilità grava sull’organizzazione, non sul singolo operatore.

Come sintetizzato dal CNF, gli obblighi in capo all’ODM sono quelli tipici della normativa antiriciclaggio e si articolano in quattro direttrici fondamentali: 1) adeguata verifica della clientela; 2) conservazione dei dati per dieci anni; 3) segnalazione di operazioni sospette; 4) adozione di presidi organizzativi e del documento di autovalutazione.

L’obbligo antiriciclaggio degli organismi di mediazione: Adempimenti

Adeguata verifica della clientela

L’obbligo di adeguata verifica, disciplinato dagli artt. 17 ss. del decreto antiriciclaggio, impone all’ODM — in occasione dell’instaurazione del rapporto (rectius, della presentazione della domanda di mediazione) — di:

identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da fonte affidabile e indipendente, nonché verificare l’esistenza e l’ampiezza del potere di rappresentanza in forza del quale l’esecutore opera (art. 18, comma 1, lett. a);

identificare il titolare effettivo, adottando misure proporzionate al rischio che consentano di ricostruire, con ragionevole attendibilità, l’assetto proprietario e di controllo del cliente (art. 18, comma 1, lett. b);

acquisire e valutare informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto o della prestazione (art. 18, comma 1, lett. c);

esercitare un controllo costante del rapporto per tutta la sua durata (art. 18, comma 1, lett. d).

Nella prassi operativa, come segnalato dal CNF, l’adeguata verifica si traduce nella necessità di ottenere dalle parti dichiarazioni sottoscritte, compilare una scheda di valutazione del rischio riferita al caso concreto e redigere un documento di autovalutazione di carattere generale specifico per il singolo ODM. Non è sufficiente, dunque, la mera somministrazione di un questionario: occorre una valutazione sostanziale del rischio che tenga conto dei fattori indicati dall’art. 17, comma 3, del decreto (natura giuridica del cliente, attività svolta, comportamento tenuto, area geografica, tipologia e modalità dell’operazione, ammontare, ragionevolezza rispetto al profilo del cliente).

In presenza di un elevato rischio di riciclaggio, l’ODM è tenuto ad applicare misure rafforzate di adeguata verifica (art. 24, d.lgs. 231/2007), esaminando contesto e finalità di operazioni caratterizzate da importi insolitamente elevati o rispetto alle quali sussistano dubbi sulla finalità concreta.

Obbligo di conservazione

L’art. 31 del decreto antiriciclaggio impone ai soggetti obbligati di conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. In particolare, devono essere conservati:

copia dei documenti acquisiti in sede di adeguata verifica;

l’originale o copia avente efficacia probatoria delle scritture e registrazioni inerenti le operazioni.

La documentazione deve consentire di ricostruire univocamente: la data di instaurazione del rapporto, i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore, le informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto, la data, l’importo e la causale dell’operazione, i mezzi di pagamento utilizzati.

Quanto alla durata della conservazione, il comma 3 dell’art. 31 stabilisce un termine di dieci anni dalla cessazione del rapporto o della prestazione professionale. Il CNF ha correttamente chiarito che tale termine — dettato da norma speciale a presidio di interessi pubblicistici — prevale sia sul termine ordinario di prescrizione (art. 2961 c.c.) sia sulla disciplina speciale della mediazione (d.lgs. 28/2010), che all’art. 11, comma 6, come modificato dal d.lgs. 149/2022, prevede un obbligo di conservazione per un triennio dalla conclusione del procedimento. Le due discipline operano su piani distinti: il triennio ex d.lgs. 28/2010 attiene alla conservazione degli atti del procedimento di mediazione in quanto tale; il decennio ex art. 31 d.lgs. 231/2007 attiene alla conservazione dei dati e documenti rilevanti ai fini antiriciclaggio.

Segnalazione di operazioni sospette

L’obbligo di segnalazione di operazioni sospette (SOS) alla UIF costituisce il presidio più delicato e cruciale dell’intera architettura antiriciclaggio.

La giurisprudenza di legittimità ha da tempo chiarito che l’obbligo di segnalazione «non è subordinato all’evidenziazione di un quadro indiziario di riciclaggio né all’accertamento dell’origine illecita dei fondi oggetto dell’operazione, ma si fonda su un giudizio obiettivo sulla idoneità dell’operazione ad essere strumento di elusione delle disposizioni antiriciclaggio, valutati gli elementi oggettivi e soggettivi che la caratterizzano» (Cass. civ., 25348/2025).

In altri termini, non occorre la prova del riciclaggio, né il personale convincimento dell’operatore circa l’estraneità delle operazioni ad attività delittuose: è sufficiente un giudizio tecnico di anomalia, formulato sulla base degli indicatori elaborati dalla UIF e delle circostanze concrete del caso. Come ribadito dalla Cassazione, «la segnalazione delle operazioni non è quindi subordinata alla evidenziazione dalle indagini preliminari dell’operatore e degli intermediari di un quadro indiziario di riciclaggio e neppure alle esclusioni in base a un loro personale convincimento della estraneità delle operazioni a una attività delittuosa» (Cass. civ., n. 4523/2021).

Per l’ODM, l’obbligo di segnalazione si innesta in un’attività — quella di mediazione — che per sua natura può esporre a rischi specifici: si pensi a procedimenti di mediazione che dissimulano accordi simulatori, operazioni di trasferimento immobiliare con controparti opache, tentativi di regolarizzare ex post flussi finanziari di origine illecita.

La formazione: un obbligo dell’organismo

Il decreto antiriciclaggio impone ai soggetti obbligati di adottare misure di formazione del personale. L’ODM, in quanto soggetto obbligato, è tenuto a garantire che i mediatori che prestano attività a suo favore ricevano una formazione adeguata in materia di antiriciclaggio.

Quanto agli oneri economici della formazione, la legge nulla dispone espressamente. Il CNF ha rilevato come tale lacuna possa essere colmata dall’organismo di autoregolamentazione — nella specie, il Consiglio Nazionale Forense — o da previsioni del regolamento interno dell’ODM. La previsione di un percorso formativo specifico costituisce comunque un elemento valutabile positivamente ai fini della dimostrazione dell’assolvimento degli obblighi.

L’esecuzione da parte di terzi: margini e limiti

L’art. 26 del decreto antiriciclaggio consente ai soggetti obbligati di ricorrere a terzi per l’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica, ma entro limiti ben precisi: i terzi abilitati sono esclusivamente gli intermediari bancari e finanziari (art. 3, comma 2), gli intermediari bancari e finanziari di altri Stati membri o di Paesi terzi dotati di presidi equivalenti, e i professionisti nei confronti di altri professionisti (art. 26, comma 2, d.lgs. 231/2007).

La categoria degli «altri operatori non finanziari», cui appartiene l’ODM, non è inclusa tra i terzi abilitati. Ne consegue che — come correttamente evidenziato dal CNF — l’ODM non può fare legittimo affidamento su altri operatori non finanziari eventualmente coinvolti nell’operazione per ritenere assolti i propri obblighi di adeguata verifica. L’unica possibilità di esternalizzazione, in via eccezionale, è quella prevista dall’art. 26: l’ODM può affidarsi, ad esempio, a un intermediario bancario o a un professionista (notaio, commercialista, avvocato) che abbia già effettuato l’adeguata verifica, purché ricorrano le condizioni e le modalità di cui all’art. 27 del medesimo decreto (attestazione del terzo, trasmissione dei dati, ecc.).

Riservatezza e tutela del segnalante

Un profilo di particolare delicatezza, segnalato dal CNF, riguarda il rapporto tra gli obblighi di riservatezza propri del procedimento di mediazione (artt. 9 e 10, d.lgs. 28/2010) e gli obblighi antiriciclaggio.

L’art. 38 del decreto antiriciclaggio predispone una tutela rafforzata del segnalante: i soggetti obbligati devono adottare tutte le misure idonee ad assicurare la riservatezza dell’identità delle persone che effettuano la segnalazione; i dati identificativi dei segnalanti non possono essere inseriti nel fascicolo del Pubblico Ministero né in quello per il dibattimento; la rivelazione indebita dell’identità del segnalante è penalmente sanzionata con la reclusione da due a sei anni (art. 38, commi 1, 3 e 3-bis, d.lgs. 231/2007).

Il tema del bilanciamento tra riservatezza endoprocedimentale (artt. 9 e 10 d.lgs. 28/2010) e obbligo di segnalazione è, come rilevato dal CNF, un nodo da sciogliere con attenzione. Da un lato, il mediatore è tenuto alla riservatezza su tutte le informazioni acquisite nel corso del procedimento; dall’altro, l’obbligo di segnalazione SOS prevale su qualsiasi dovere di riservatezza, purché la segnalazione sia effettuata in buona fede e per le finalità di cui al decreto. La tutela del segnalante ex art. 38 opera proprio come scudo per chi, nello spazio di tensione tra riservatezza e obbligo di collaborazione attiva con le autorità, scelga — correttamente — di adempiere all’obbligo di segnalazione.

Il regime sanzionatorio

La violazione degli obblighi antiriciclaggio espone l’ODM a sanzioni amministrative pecuniarie di rilevante entità. Il procedimento sanzionatorio è disciplinato dall’art. 65 del decreto antiriciclaggio, che attribuisce la competenza al Ministero dell’economia e delle finanze per i soggetti non sottoposti alla vigilanza di autorità di settore.

In caso di violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime, l’art. 66 del decreto prevede la pubblicazione del decreto sanzionatorio sul sito web del Ministero, con indicazione delle violazioni accertate, delle disposizioni violate e dei soggetti sanzionati (art. 66, comma 2, d.lgs. 231/2007). Le medesime violazioni costituiscono presupposto per l’applicazione di sanzioni disciplinari, con possibile interdizione dallo svolgimento dell’attività per un periodo compreso tra due mesi e cinque anni (art. 66, comma 1).

In estrema sintesi si può ritenere che il soggetto obbligato sia l’ODM e non il mediatore. Che è qualificabile come ausiliario dell’organismo, mentre il co-obbligato persona fisica va individuato nel legale rappresentante. Gli obblighi sono quattro: adeguata verifica della clientela, conservazione dei dati per dieci anni, segnalazione di operazioni sospette, adozione di presidi organizzativi e del documento di autovalutazione.

Il documento di autovalutazione ex art. 15 è il perno dell’organizzazione antiriciclaggio dell’ODM e deve essere calibrato sulla specifica operatività dell’organismo.

La formazione dei mediatori è obbligatoria e deve essere garantita dall’ODM, che ne sopporta i relativi oneri organizzativi.

L’affidamento su terzi è consentito solo entro i limiti dell’art. 26, che non include gli operatori non finanziari. L’ODM non può ritenere assolti i propri obblighi confidando sugli adempimenti di altri soggetti della medesima categoria.

La conservazione decennale ex art. 31 d.lgs. 231/2007 prevale sulla disciplina speciale della mediazione, operando su un piano autonomo e con finalità distinte.

La riservatezza del procedimento di mediazione non osta all’adempimento degli obblighi di segnalazione SOS, presidiato dalla tutela rafforzata del segnalante ex art. 38.

L’approccio suggerito dalle FAQ del CNF — e confermato dal quadro normativo e giurisprudenziale — è quello di una compliance sostanziale e organizzativa, che non si esaurisca nell’adempimento formale ma si traduca in presidi effettivi, modulistica adeguata, percorsi formativi e procedure interne di valutazione e gestione del rischio. In un’attività come quella di mediazione, che per sua natura intercetta contenziosi civili e commerciali di ogni tipo — inclusi quelli su beni immobili, eredità, rapporti societari — il rischio di esposizione a fenomeni di riciclaggio non è astratto né remoto, e merita un presidio serio e consapevole.